Nell’ottica di rendere sempre più innovativo, celere e sicuro lo scambio di comunicazioni con gli utenti, l’INPS ha messo a disposizione dei cittadini la possibilità di utilizzare la PEC al posto delle raccomandate A/R in formato cartaceo. Per farlo è sufficiente caricare all’interno della sezione “Gestione consensi” dell’area riservata MyINPS i propri dati personali, tra cui appunto l’indirizzo PEC, dichiarando di scegliere la PEC al posto delle comunicazioni cartacee e il gioco è fatto.
Semplice da usare come una casella di posta elettronica “ordinaria”, la posta elettronica certificata (
PEC) consente di inviare e ricevere in via telematica comunicazioni ufficiali e documenti in modo sicuro e con il valore legale delle tradizionali lettere raccomandate A/R in formato cartaceo, grazie alla ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione e consegna del messaggio e di eventuali allegati
Si deve sempre rammentare che una trasmissione potrà essere considerata posta “certificata” solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle PEC.
Quanto conviene usare la PEC
I
vantaggi offerti dall’utilizzo della PEC sono molteplici, come posti in rilievo, ad esempio, dall’Istituto Nazionale Previdenza Sociale (INPS) sulle pagine del suo sito internet:
- riduzione dei tempi di attesa nella ricezione delle comunicazioni;
- riduzione dei tempi di lavorazione delle pratiche;
- eliminazione degli errori di invio delle comunicazioni cartacee o mancate consegne;
- maggior attenzione alle esigenze degli utenti;
- riduzione dei costi;
- benefici ambientali.
Rispetto alla posta elettronica standard, la PEC si connota per le caratteristiche di
sicurezza e di
certificazione della trasmissione (i gestori certificano con proprie "ricevute" sia che il messaggio è stato spedito, sia che il messaggio è stato consegnato).
Come comunicare via PEC con l’INPS
Per tali motivi, l’INPS incoraggia l’utilizzo della PEC consentendo agli utenti registrati al suo sito istituzionale, attraverso l’
area riservata MyINPS (
https://www.inps.it/myinps), di utilizzare la PEC quale strumento di comunicazione con l’ente.
I
passaggi per attivare questa opzione sono
pochi e
semplici:
- accedere all’area riservata MyINPS;
Attenzione
Dal 1° ottobre 2021 l'accesso a tutti i servizi della Pubblica Amministrazione, ivi compreso il portale dell’INPS, è consentito solo attraverso credenziali SPID, CIE o CNS; non è pertanto più consentito l'accesso ai servizi INPS con il PIN (con la sola eccezione di quelli rilasciati a cittadini residenti all'estero non in possesso di un documento di riconoscimento italiano). |
2. caricare i propri dati personali, tra cui appunto l’indirizzo PEC;
3. dichiarare, all’interno della sezione “Gestione consensi” dell’area riservata MyINPS, di voler comunicare tramite PEC al posto delle comunicazioni cartacee. Da questo momento, le comunicazioni con l’Istituto viaggeranno via PEC.
Si consiglia pertanto, di controllare periodicamente la casella PEC per verificare l’eventuale ricezione di comunicazioni: in ogni caso, avvisa l’INPS, qualora la PEC risulti piena o non disponibile, dopo
tre tentativi di invio verrà utilizzato il
tradizionale canale di raccomandata A/R.
La PEC per contribuire alla transizione digitale
L’INPS confida molto nell’utilizzo della PEC quale strumento che contribuisce a realizzare la transizione digitale: in quest’ambito ha anche realizzato un progetto (in collaborazione con Accenture) denominato “Classificazione e smistamento PEC” che è stato inserito nella
Top 10 mondiale dell’Intelligenza artificiale da IRCAI, l’agenzia dell’UNESCO che si occupa di innovazione tecnologica a livello internazionale.
Il sistema elaborato nell’ambito del progetto consente di classificare automaticamente le migliaia di PEC inviate ogni giorno agli uffici dai dipendenti (sono 4 milioni all’anno le PEC di questo tipo) smistandole immediatamente verso l’ufficio più idoneo alla trattazione delle richieste in esse contenute, al fine di rispondere in tempi più rapidi e in maniera accurata.
Per il futuro, l’INPS intende applicare questo sistema a tutte le comunicazioni, anche quelle con gli utenti.
Imprese dello spettacolo: via PEC la richiesta massiva dei certificati di agibilità
Proprio nell’ottica di offrire un canale di comunicazione con gli utenti sempre più efficiente e sicuro, l’INPS continua ad ampliare gli ambiti di utilizzo della PEC.
Dal
21 luglio 2022, ad esempio, è stata introdotta una nuova modalità di “richiesta massiva” dei certificati di agibilità per le
imprese del settore dello spettacolo, al fine di automatizzare i processi che riguardano i soggetti preposti a presentare tale richiesta, evitando l’accesso al portale dell’Istituto (messaggio n. 2874 del 19 luglio 2022).
Tale modalità prevede che la richiesta massiva dei certificati di agibilità avvenga tramite l’utilizzo del sistema di Posta Elettronica Certificata. La nuova soluzione si aggiunge all’attuale modalità, presente nell’applicazione on-line, che permette l’upload di un file xml per la richiesta massiva, tramite l’apposita funzione denominata “Importazione massiva certificati agibilità” del servizio “Richiesta certificato di agibilità”, disponibile sul portale dell’Istituto nell’area “Servizi per le aziende e consulenti”.
La nuova modalità di richiesta del certificato di agibilità è rivolta a:
- datori di lavoro;
- committenti;
- professionisti mandatari del datore di lavoro.
A cura di Wolters Kluwer