La creazione di una fattura elettronica è estremamente semplice, soprattutto se ci affidiamo a software specifici. Ma è importante anche comprendere nel dettaglio tutte le informazioni richieste e iniziare a familiarizzare con il nuovo “glossario” della fatturazione elettronica.
A pochi giorni dall’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica, proviamo ad addentrarci nei dettagli del nuovo servizio e a prendere confidenza con le nuove terminologie: per una fatturazione elettronica più semplice e consapevole.
Prima regola: le fatture elettroniche devono essere emesse in formato XML
Prima di iniziare ad analizzare nel dettaglio il processo di emissione di fatture, è bene fare una premessa: il file fattura deve essere in formato XML, uno specifico tracciato le cui regole sono dettate dall’Agenzia delle Entrate.
Pertanto, la prima cosa da fare è dotarsi di sistemi informatici che consentano la realizzazione di file XML.
Molti dei software di fatturazione elettronica in commercio eseguono questo passaggio in modo automatico e del tutto trasparente per l’utente. L’emittente lavorerà attraverso un editor che consente di visualizzare l’anteprima della fattura e di lavorare in un ambiente semplificato, lasciando alle procedure di back end la creazione dei file XML veri e propri.
In questo video esemplificativo ti forniamo un’anticipazione di come fare per creare una fattura elettronica.
Come compilare il file fattura: i dati del documento
Iniziamo adesso a entrare nel merito della creazione immaginando il caso più semplice e senza dubbio più frequente: la compilazione di una fattura elettronica attraverso una specifica applicazione web.
Innanzitutto è necessario specificare:
- a chi è rivolto il documento (Pubblica Amministrazione o soggetto privato);
- il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di variazione o altro;
- data e numero della fattura.
Questi sono forse i dati più delicati tra quelli relativi al documento, proprio perché disciplinati da regole ben precise.
Ad esempio, come data della fattura non può essere inserita né una data successiva a quella dell’emissione, né una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata per quello specifico sezionale (che altro non è che un “contenitore” di fatture con le stesse caratteristiche). In alcuni software, come in quello di Aruba, la data viene impostata automaticamente dal sistema, inserendo proprio quella odierna, così da evitare ogni rischio di mancata compilazione o errori.
Anche la numerazione delle fatture segue ovviamente regole specifiche che in ogni caso caratterizzavano anche il precedente metodo di fatturazione: il numero del documento deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta.
Anche in questo caso, molti software propongono sistemi di numerazione automatica, lasciando quindi al servizio l’onere di controllare la validità del numero progressivo della fattura.
Come creare una fattura elettronica: i dati del cliente
I dati del cliente, altro blocco di informazioni di fondamentale importanza, in questa sezione verranno inseriti tutti i dati relativi al destinatario della fattura e le modalità per la ricezione della stessa.
Ad esempio: nel caso di invio di una fattura ad un cliente con Partita IVA, oltre ai dati anagrafici o relativi all’azienda come nome e cognome o denominazione, Partita IVA, sede legale, sarà necessario indicare la modalità per la ricezione di fatture.
Generalmente sono 3 le opzioni tra cui scegliere.
- Codice Destinatario: in questo caso andrà inserito il codice alfanumerico a 7 caratteri che consente la ricezione di fatture direttamente sugli applicativi web. Ad esempio, per ricevere fatture sull’applicazione web di Aruba, sarà necessario che l’emittente imposti il Codice Destinatario: KRRH6B9;
- indirizzo PEC: per ricevere fatture direttamente sulla casella di Posta Elettronica Certificata;
- nessun identificativo o codice 0000000: in ogni software troverete sicuramente un’indicazione alternativa a PEC e Codice Destinatario. In questo caso la fattura indirizzata al cliente specificato, transiterà regolarmente attraverso il Sistema di Interscambio e verrà consegnata nel portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Soprattutto nel caso in cui venga selezionata quest’ultima modalità di invio, è buona norma avere a disposizione anche un indirizzo email di posta ordinaria del destinatario, che potrà essere utilizzato per l’invio di una copia della fattura emessa.
In questo modo il destinatario, oltre ad avere a disposizione un’anteprima leggibile della fattura, sarà informato della sua emissione.
La versione XML della fattura, in questo caso, è sempre visualizzabile sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
In questo tutorial è possibile visualizzare un esempio di creazione dell’anagrafica di un nuovo cliente privato, con tutti i dati che abbiamo descritto.
Detto questo, è bene ricordare che nel caso in cui il destinatario abbia eseguito la registrazione del proprio indirizzo telematico presso l’Agenzia delle Entrate, questo verrà utilizzato come prioritario per la ricezione di fatture, indipendentemente da quanto indicato nel file fattura.
Per approfondire questo argomento consigliamo la lettura di questo articolo dedicato alla registrazione del Codice Destinatario.
Inserimento di prodotti e servizi nella fattura elettronica
Se i primi due blocchi di dati daranno informazioni su: che cosa stiamo inviando, a chi e come, con l’inserimento di prodotti e/o servizi verrà specificato per quali beni o prestazioni viene emessa la fattura.
Sarà quindi necessario inserire:
- una descrizione del prodotto,
- eventuali codici utili per l’emissione della fattura,
- il prezzo unitario,
- l’unità di misura,
- l’aliquota IVA da applicare.
Generalmente i software di fatturazione offrono un elevato livello di dettaglio, che consente di inserire tutte le informazioni necessarie o di settare particolari condizioni per ciascun prodotto o servizio, come illustrato in questo video esemplificativo.
Anche in questo caso, la fatturazione elettronica semplifica non poco la procedura di inserimento delle informazioni: soprattutto a quanti fino ad ora compilavano fatture cartacee. Grazie alla digitalizzazione dei dati, infatti, sarà possibile impostare un archivio di beni o servizi da fatturare richiamandoli poi in fattura con un semplice clic.
Come inviare una fattura elettronica: dati pagamento e altre informazioni
Dati pagamento: altra parte fondamentale della fattura, nella quale l’emittente dovrà inserire tutte le informazioni necessarie per indicare tempi e modalità di pagamento. In questo caso sarà necessario indicare correttamente gli estremi necessari per il pagamento (ad esempio l’IBAN bancario) e selezionare la modalità e tempi di pagamento preferiti.
Ulteriori impostazioni: vi sono poi una serie di informazioni di tipo “fiscale” che generalmente vengono configurate come predefinite nella creazione di fatture.
Tra queste rientrano:
- l’indicazione del regime fiscale di appartenenza;
- l’impostazione dell’esigibilità dell’IVA ovvero l’indicazione del regime di esigibilità dell'IVA (differita o immediata) o la modalità di versamento dell'imposta (scissione dei pagamenti o split payment);
- l’impostazione della cassa professionale di appartenenza;
- l’impostazione della ritenuta d’acconto se prevista.
Una volta inserite tutte le informazioni necessarie all’interno della fattura, questa è pronta per essere inviata al destinatario.
Nella prossima video guida abbiamo inserito un esempio di compilazione di una fattura elettronica in modalità guidata con l’applicazione web di Aruba.