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Dal preventivo alla fattura: il ciclo documentale del libero professionista

06/02/2023
Dal preventivo alla fattura: il ciclo documentale del libero professionista
Professionisti
Nel rendere i propri servizi un libero professionista deve gestire una serie di adempimenti documentali, che prendono avvio con la redazione di un preventivo e si concludono con l’emissione della fattura. Questi documenti devono avere contenuti specifici; per la loro emissione, inoltre, richiedono il verificarsi o meno di determinati eventi. Come si articola il ciclo documentale di un professionista?

Nello svolgimento della sua attività un libero professionista, che rende servizi nei confronti dei suoi clienti, si trova quotidianamente a gestire una serie di adempimenti documentali, che hanno avvio molto spesso con la redazione di un preventivo e si concludono con l’emissione della fattura
In cosa consistono questi documenti? E qual è il loro contenuto caratteristico?

Il preventivo

La legge n. 124/2017, Legge annuale per il mercato e la concorrenza, ha stabilito l’obbligo del preventivo scritto per tutti liberi professionisti che svolgono attività regolamentate (avvocati, dottori commercialisti, etc.). 
La disposizione del preventivo obbligatorio mira a tutelare il consumatore e regolamentare le attività del professionista. 

Forma scritta
Il preventivo deve essere redatto in forma scritta, in un documento cartaceo o digitale. La legge prevede infatti espressamente entrambe le modalità. Il punto determinate è che si abbia un riscontro dell’attività svolta e che il documento, cartaceo o digitale, sia reso disponibile al cliente.

Preventivo di massima
Il preventivo obbligatorio deve specificare le spese, anche forfettarie, il compenso professionale, le imposte (IVA, ritenuta d’acconto) e gli oneri (cassa professionale).

Prestazione
Il preventivo deve specificare, in modo esauriente e comprensibile al cliente, la tipologia della prestazione che verrà svolta. Nella descrizione della prestazione deve essere specificato anche il grado di complessità dell’attività professionale e le eventuali prestazioni accessorie.

La fattura proforma

È consuetudine per i liberi professionisti emettere la fattura proforma o il preavviso di fattura per anticipare al cliente il conto da pagare, senza emettere fattura. 
La fattura proforma è un documento assimilabile a una fattura, sebbene sia privo di valore fiscale. A prima vista questi due documenti (fattura e proforma) non sono molto diversi tra di loro: una fattura proforma include esattamente tutti gli elementi di una fattura ordinaria, con l’unica differenza che ha una numerazione autonoma e non ha alcun valore fiscale. Inoltre, nella proforma occorre indicare che è un documento sprovvisto di valore fiscale. 
Quale è dunque l’utilità che si rinviene nell’emettere la fattura proforma in luogo della fattura? La fattura proforma è un documento contabile senza alcun valore fiscale, la sua emissione, in formato elettronico o cartaceo, è antecedente rispetto all’emissione della fattura fiscale vera e propria.
Fatturazione Elettronica di Aruba
Lo scopo è fornire al cliente un documento riepilogativo con tutti i riferimenti della prestazione per richiedere il pagamento, ma senza dover anticipare l’IVA.
In altri termini, l’emissione della proforma non determina in capo al professionista l’obbligo di dover corrispondere l’IVA all’Agenzia delle Entrate. Ai fini IVA, infatti, l’emissione della fattura avviene nel momento di effettuazione di un’operazione che, per i professionisti, coincide con il pagamento del corrispettivo
Per evitare l’emissione di una fattura prima del pagamento e il versamento dell’IVA prima dell’incasso, è possibile quindi per il professionista emettere la fattura proforma; in questo modo, si richiede il pagamento al cliente attraverso un documento riepilogativo privo di valenza fiscale.
Solo a seguito del pagamento del corrispettivo dovuto, quindi il libero professionista deve emettere la fattura.

Come si compila la fattura proforma?
Dal punto di vista formale, la fattura proforma si presenta come una normale fattura. All’interno del documento occorre specificare che si tratta di fattura proforma (oppure avviso di parcella o progetto di notula). È dotata di una numerazione separata rispetto a quella della fattura fiscale. Occorre sempre riportare la seguente dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del D.P.R. n. 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, c. 3, D.P.R. 633/1972”.

La fattura elettronica

Secondo quanto previsto dall’art. 21, D.P.R. n. 633/1972, nel caso di prestazioni di servizi, i liberi professionisti sono chiamati a emettere la fattura elettronica nei 12 giorni successivi alla data in cui è avvenuto il pagamento del compenso dovuto.

La fattura del libero professionista deve contenere obbligatoriamente diverse informazioni:
  • i dati identificativi dell’emittente: nome e cognome, indirizzo, partita IVA;
  • i dati identificativi del cliente: nome e cognome/ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale del cliente;
  • il numero progressivo della fattura;
  • la data di emissione;
  • una descrizione breve di tutti i prodotti/servizi;
  • la quantità e il prezzo unitario al netto dell’IVA;
  • il prezzo totale al netto dell’IVA;
  • la rivalsa INPS del 4%, se si decide di applicarla (non è obbligatoria) o altra rivalsa dei vari ordini professionali;
  • l’IVA, sia la percentuale che l’importo, se prevista;
  • la ritenuta d’acconto, se prevista;
  • il totale della fattura;
  • il netto da pagare.
Inoltre, è possibile inserire altre informazioni utili, come i termini e le modalità di pagamento.

Il sollecito di pagamento

Per i liberi professionisti non è raro incorrere in clienti che ritardano i propri pagamenti a causa di una momentanea difficoltà economica o che, addirittura, si rendono irraggiungibili per un sollecito telefonico. Quando ciò avviene, è opportuno tutelare i propri interessi ricorrendo a precise procedure di recupero crediti: lo strumento utilizzato in questi casi è il sollecito di pagamento, un documento ufficiale che include tutti gli estremi del debito e che può avere, se opportunamente redatto, valore legale.

Per poter emettere una lettera - o mail - di sollecito pagamento, è necessario avere una fattura. Questa rappresenta, infatti, il documento dal quale è possibile dedurre tutte le informazioni relative al debito insoluto e gli estremi del rapporto tra le parti, inclusi i termini di pagamento concordati.
La legge prevede un termine di pagamento di 30 giorni (o in alcuni casi 60) dalla ricezione del documento, dal termine della prestazione o dalla consegna del bene. Decorsi tali termini, il fornitore ha il diritto di sollecitare il pagamento delle fatture insolute.

I solleciti di pagamento:
- primo sollecito di pagamento: non è altro che una richiesta molto informale, una sorta di promemoria con cui si ricorda al debitore l’esistenza del debito e se ne riepilogano i dati principali (importo, numero fattura, modalità di pagamento);
- secondo sollecito di pagamento va a rafforzare il tono della prima lettera: se questa è infatti stata ignorata o comunque il pagamento non è ancora pervenuto, il creditore può esprimere in maniera più decisa la sua richiesta, anche facendo riferimento alla possibilità di ricorrere alle vie legali in caso di ulteriore ritardo nel pagamento;
- ultimo sollecito di pagamento: se la richiesta di pagamento di una fattura non va a buon fine neppure dopo due lettere di sollecito, il creditore può rivolgersi a uno studio legale, che procederà con l’ultimo sollecito di pagamento e la richiesta di costituzione in mora del creditore.

A cura di Wolters Kluwer

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