Dalla Fatturazione Elettronica alla Prima Nota con un modulo
25/09/2023
EnterprisePMIProfessionisti
Tutti coloro i quali utilizzano la piattaforma di fatturazione elettronica di Aruba hanno un altro importante strumento a disposizione: si tratta del cosiddetto “
Modulo Incassi e Pagamenti”, un vero e proprio add-on che aumenta la portata del
servizio di fatturazione elettronica per avere, con un minimo costo annuale di abbonamento, tutta una serie di grandi utilità a disposizione della propria azienda.
Tra le utility più interessanti a disposizione grazie al Modulo Incassi e Pagamenti v’è in particolare la funzione “Prima nota”, con la quale è possibile ottenere informazioni di particolare importanza per poter tenere sotto osservazione continua i flussi di cassa e le relative corrispondenze con gli incassi e i pagamenti programmati.
Prima Nota
Per “
prima nota”, infatti, si intende un registro nel quale far confluire
ogni singolo movimento di cassa, sia in entrata che in uscita. Grazie a un registro di questo tipo è possibile:
- visionare i singoli movimenti di cassa legati alle fatture, avendone così contezza al di là di quella che è la visione legata ai singoli contratti stipulati, alla rateizzazione o al differimento dei pagamenti nel tempo;
- verificare lo stato di pagamento delle rate delle fatture, sia emesse che ricevute;
- registrare corrispettivi derivanti dall’emissione di scontrini o ricevute, giroconti e movimenti manuali di cassa;
- monitorare il saldo disponibile di banche e casse contanti.
All’interno della prima nota occorre far confluire (automaticamente o per via manuale) tutti i movimenti di cassa effettuati: gli automatismi potranno essere legati ad esempio a rate di fatture incassate o pagate o alla registrazione dei corrispettivi, mentre le immissioni manuali sono afferenti a operazioni differenti e non collegate ad alcun documento, come ad esempio un giroconto fra due differenti conti correnti aziendali. Attenzione: qualunque rata che non abbia generato un incasso o un pagamento (ad esempio poiché non pagata, non incassata o stornata) non comparirà nella Prima Nota poiché non correlata ad alcuna variazione in cassa.
Il
Modulo Incassi e Pagamenti mostra in grande evidenza, sulla pagina della Prima Nota, il saldo complessivo di cassa: finché è positivo, andrà monitorato alla luce dei pagamenti in programma; nel caso in cui vada in passivo, andrà tenuto in considerazione in virtù di possibili sofferenze di cassa che potrebbe anticipare.
Come registrare i movimenti
Le procedure di registrazione dei movimenti per la Prima Nota sono estremamente semplici, il che è aspetto totalmente fondamentale per garantire massimo ordine e massima affidabilità del registro gestito:
La Prima Nota, insomma, si configura come una vera e propria sezione sotto il menu “Incassi e pagamenti”: sarà sufficiente accedervi per avere immediatamente sott’occhio l’intera situazione, compresi i singoli movimenti. Utilizzando gli appositi filtri disponibili si potranno impostare viste specifiche (ad esempio per visualizzare il saldo di una determinata banca, oppure per distinguere assegni e bonifici), accedendo inoltre al dettaglio delle singole fatture o dei singoli movimenti. Altra funzione estremamente utile è la possibilità di visionare i pagamenti dei singoli clienti, potendo così tenere sotto osservazione ogni singola situazione in tempo reale.
La riconciliazione bancaria è estremamente semplice poiché è sufficiente inserire un estratto conto e lasciare che il sistema proceda con i propri automatismi: saranno successivi interventi manuali a poter definire meglio la situazione nei casi in cui i movimenti di cassa registrati non coincidano con quanto disponibile presso il conto corrente. Questa procedura consente di risparmiare molto tempo e di evitare molti errori, facilitando il compito computazionale e migliorando l’affidabilità delle valutazioni.
Se è vero che ogni ritardo negli incassi può rappresentare una sofferenza, implicando possibili ritardi nei pagamenti, allora ecco che la Prima Nota viene a configurare un elemento prezioso di valutazione e previsione. Si tratta di uno strumento che deve restare quotidianamente sotto controllo di quanti si occupano dei flussi di cassa in azienda, poiché sulla base di questo occorre sviluppare strategie che consentano movimenti liberi sul portafoglio complessivo e sui budget stanziati.
Portare avanti queste disamine partendo da una gestione software (in cloud) come quella della Fatturazione Elettronica di Aruba - attraverso l’apposito “Modulo Incassi e Pagamenti” – implica l’introduzione di efficaci automatismi che tolgono oneri di immissione e verifica dei dati, restituendo tempo e concentrazione alle operazioni di pianificazione e strategia: un modo per rendere più efficiente l’azienda, insomma, che al costo di pochi euro l’anno ha la possibilità di capitalizzare al meglio i dati immessi sul sistema della fatturazione in cloud di Aruba.
Meno tempo perso, minori margini di errore, maggior consapevolezza dei flussi di cassa, miglior programmazione: un investimento di questo tipo è tutto fuorché un costo, perché i vantaggi conseguibili sono immediati, tangibili e direttamente in cassa.