Con l’avvento della Fatturazione Elettronica obbligatoria dal 1° gennaio 2019 cambia anche la gestione degli errori sulle fatture che dovrà seguire un iter ben preciso. Sarà necessario censirli e correggerli seguendo apposite procedure.
Partito da pochi giorni l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le Partite IVA, affrontiamo un argomento che prima o poi potrebbe interessare tutti: gli errori commessi sulle fatture elettroniche.
Innanzi tutto è doverosa una rassicurazione. Uno dei vantaggi e benefici portati dalla fatturazione elettronica è proprio quello di diminuire il rischio di errori in fase di compilazione della fattura.
La quasi totalità dei software dedicati al servizio, infatti, è dotata di sistemi di controllo che, ad esempio, informano il cliente nel momento in cui vengono inseriti dati formalmente non corretti oppure nel caso di omessa compilazione di dati obbligatori.
Generalmente, inoltre, i calcoli sulla fattura vengono eseguiti in modo automatico: difficile quindi commettere errori grossolani nella parte numerica della fattura.
Creare ed emettere una fattura formalmente corretta è un’operazione addirittura semplificata dalla presenza dei software di fatturazione elettronica.
Il nuovo obbligo, tuttavia, ha inserito un ulteriore livello di controllo sulle fatture: quello eseguito dal Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio e lo scarto di fatture elettroniche
Uno dei compiti del Sistema di interscambio, il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, è proprio quello di verificare il contenuto delle fatture elettroniche, notificando successivamente l’esito dei controlli.
Nel caso dello scambio di fatture tra privati, ad esempio, se le verifiche vengono superate con successo, la fattura verrà consegnata al destinatario e all’emittente sarà recapitata una ricevuta di consegna.
Se, invece, vengono rilevate delle inesattezze nel tracciato della fattura, questa non verrà consegnata e al mittente verrà recapitata una notifica di scarto in cui sarà riportata la natura dell’errore riscontrato.
Occorre ricordare che le fatture scartate sono considerate come fatture mai emesse. Per questo, in caso di scarto, è necessario “rimediare” quanto prima all’errore.
Nella circolare n° 13/E/2018, l’Agenzia delle Entrate chiarisce proprio come trattare le fatture scartate.
Innanzi tutto, essendo come una fattura mai inviata, sarà necessario correggere l’errore e inviare nuovamente la fattura.
La soluzione che l’Agenzia delle Entrate stessa propone come preferibile è quella di inviare, entro 5 giorni dalla notifica di scarto, un nuovo documento corretto con stessa data e stesso numero della fattura errata.
Nel caso in cui, però, questa strada non sia percorribile, oppure la fattura emessa sia già stata registrata dall’emittente sarà possibile:
- Emettere un nuovo documento con nuovo numero fattura e nuova data, in cui risulti evidente il collegamento con la fattura scartata. La fattura inoltre, dovrà essere stornata con una variazione contabile interna, senza dar comunicazione della variazione al SdI.
- Emettere un nuovo documento con specifica numerazione dalla quale si intuisca che si tratta di un documento rettificativo. Ad esempio: può essere emessa la fattura “1/S” oppure “1/R”, che sarà inserita in un apposito sezionale e che indicherà la rettifica della fattura numero “1” scartata dal Sistema di Interscambio.
Nel nostro video esemplificativo, puoi scoprire come sia semplice verificare gli errori, correggerli ed inviare nuovamente la fattura con Fatturazione Elettronica di Aruba.
Un altro caso di scarto proveniente dal Sistema di Interscambio si può avere nel momento in cui la fattura contiene un Codice destinatario errato o inesistente.
In questo caso la fattura non verrà consegnata e non ci sarà bisogno di emettere un nuovo documento.
Sarà sufficiente aggiornare il Codice destinatario e ripetere l’invio: la fattura elettronica errata, infatti, viene considerata come mai emessa, per questo sarà possibile eseguire l’invio della stessa fattura senza che il Sistema di Interscambio la rilevi come duplicata.
Anche in questo caso, qualora la fattura sia già stata registrata dall’emittente, sarà sufficiente una variazione contabile interna, senza la necessità di informare il SdI della modifica.
In questo caso, tuttavia, è evidente l’importanza di registrare il Codice destinatario sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, così da evitare il rischio di errori e mancate consegne.
Altri casi di errore su fatture elettroniche
Potrebbe capitare che una fattura formalmente corretta superi i controlli al SdI e venga correttamente consegnata al destinatario e che solo successivamente l’emittente si accorga di aver commesso un errore, ad esempio nell’inserimento degli importi.
In questo caso, per correggere l’errore, sarà necessario l’invio di una nota di variazione, nello specifico:
- Una nota di credito se l’importo della fattura era superiore a quello da fatturare realmente;
- Una nota di debito se l’importo della fattura era inferiore a quello da fatturare realmente.
L’invio delle note di variazione, per correggere in aumento o diminuzione una fattura, è disciplinato dall’art. 26 del DPR 633/1972 ed è utilizzato per correggere errori su fatture inviate dovuti ad esempio a:
- Errori nel calcolo dell’imposta o della base imponibile;
- Errori nell’applicazione dell’aliquota IVA;
- Inserimento di una scontistica non prevista nella fattura;
- Rescissione o annullamento del contratto oppure reso di un bene;
Le note di variazione sono assimilabili a fatture, pertanto avranno una loro data ed un numero specifico.
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