Cos’è l’xFIR, quando diventa obbligatorio e chi deve utilizzarlo

Dal 16 settembre 2026, per la maggior parte degli operatori, si chiude la possibilità di emettere il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) in formato cartaceo (solo alcuni potranno continuare ad avvalersi delle modalità “tradizionali”): l’xFIR, ossia il Formulario emesso e gestito in formato digitale, diverrà per una estesa platea di soggetti il documento informatico da utilizzare per identificare il rifiuto e tracciare gli adempimenti dei soggetti coinvolti nel suo trasferimento (produttore o detentore, trasportatore, eventuale intermediario e destinatario). Si tratta di un cambiamento epocale che traghetta nell’era digitale il sistema di contabilizzazione e gestione dei rifiuti, realizzato con l’introduzione del RENTRI. Si analizzano le principali novità normative, rispondendo ai dubbi operativi più frequenti, per aiutare imprese e professionisti ad affrontare correttamente il passaggio al Formulario digitale.

FIR e xFIR: cosa sono e cosa cambia

Per oltre vent’anni, il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) ha accompagnato ogni trasporto di rifiuti, identificando il rifiuto e documentandone la movimentazione. Con il RENTRI, il formulario evolve nell’xFIR, cioè il Formulario di Identificazione dei Rifiuti emesso e gestito in formato digitale, secondo il D.M. 4 aprile 2023, n. 59, e le relative specifiche tecniche.
Non cambiano le informazioni contenute nel formulario, ma il modo in cui il documento viene emesso, condiviso, sottoscritto, aggiornato e conservato. A fronte di queste novità, permangono nelle imprese diversi dubbi operativi: quando è obbligatorio utilizzare l’xFIR e in quali casi residui è ancora possibile utilizzare il formulario cartaceo? Chi deve compilare il documento e come si gestiscono le sottoscrizioni elettroniche? Cosa succede se il destinatario accetta solo parte del carico oppure lo respinge? Come ci si comporta in caso di indisponibilità del RENTRI o di problemi di connessione? Quali dati devono essere trasmessi al RENTRI e quali devono, invece, essere conservati? 
Cerchiamo di rispondere a tutte queste domande, analizzando il ciclo operativo dell’xFIR dal punto di vista del produttore o detentore del rifiuto. 
La disciplina dell’xFIR non sostituisce il formulario previsto dall’art. 193 del D.Lgs. n. 152/2006, ma ne digitalizza la gestione. Cambiano le “vesti”, ma restano immutate le funzioni del documento, che continua a:

• identificare il rifiuto,
• documentarne il trasporto e
• consentire la ricostruzione della movimentazione.

Per tale motivo, comprendere il funzionamento dell’xFIR significa soprattutto capire come si sviluppa il suo ciclo di vita, dalla compilazione iniziale fino alla chiusura definitiva del documento.

Quando l’xFIR è obbligatorio e quando è ancora possibile utilizzare il FIR cartaceo

L’introduzione del formulario di identificazione del rifiuto in formato digitale (xFIR) è avvenuta gradualmente.
L’art. 7, comma 8, del D.M. 4 aprile 2023, n. 59, aveva fissato al 13 febbraio 2026 l’avvio della gestione digitale del FIR, prevedendo un periodo transitorio, durante il quale i soggetti interessati hanno potuto utilizzare il FIR cartaceo in alternativa a quello digitale (xFIR). La possibilità di continuare a utilizzare il FIR cartaceo in alternativa al FIR digitale è stata successivamente prorogata fino al 15 settembre 2026, consentendo agli operatori di avvalersi di tale modalità transitoria fino a tale data.
Il 15 settembre 2026 il regime transitorio termina e, pertanto, dal 16 settembre 2026:

• per i soggetti tenuti alla gestione digitale del FIR, il formulario deve essere emesso e gestito in formato digitale, secondo le modalità previste dall’art. 7 del D.M. n. 59/2023;
• i soggetti che, invece, sono esclusi dall’obbligo di iscrizione al RENTRI continuano a utilizzare il FIR cartaceo secondo le modalità previste dalla normativa.

È, quindi, opportuno distinguere tre diverse situazioni: i casi in cui deve essere utilizzato l’xFIR, i casi in cui può essere utilizzato il FIR cartaceo e i casi in cui il FIR non è richiesto affatto.

Ricapitolando, il FIR è emesso dal produttore o detentore del rifiuto; quando questi è tenuto alla gestione digitale del FIR, il formulario è emesso in formato digitale (xFIR). Una volta emesso digitalmente, il FIR deve essere gestito secondo le modalità previste per il documento digitale anche dagli altri soggetti della filiera, in particolare dal trasportatore e dal destinatario. Dal 16 settembre 2026, la gestione digitale del FIR diventa obbligatoria per i soggetti tenuti a tale modalità.

Vediamo nel dettaglio quali sono i soggetti tenuti all’utilizzo dell’xFIR e quali, invece, possono continuare a utilizzare il FIR cartaceo.

Chi deve utilizzare l’xFIR

La regola generale è contenuta nell’art. 193 del D.Lgs. 3 aprile 2006, n. 152, e nel D.M. 4 aprile 2023, n. 59: il formulario di identificazione dei rifiuti accompagna il trasporto dei rifiuti e, ai sensi dell’art. 5 del D.M. n. 59/2023, è emesso dal produttore o detentore del rifiuto prima dell’inizio del trasporto. La stessa disposizione prevede che, su richiesta del produttore o del detentore, il formulario possa essere emesso e compilato dal trasportatore.
Dal 16 settembre 2026, l’utilizzo dell’xFIR è obbligatorio per i soggetti tenuti alla gestione digitale del formulario nell’ambito del RENTRI. L’obbligo deve essere individuato sulla base delle categorie di operatori tenuti all’iscrizione al RENTRI e delle specifiche esclusioni previste dalla normativa.

Tra i principali soggetti obbligati rientrano:

• gli enti e le imprese produttori iniziali di rifiuti pericolosi, fatte salve le specifiche esclusioni previste dalla normativa;
• gli enti e le imprese produttori iniziali di determinati rifiuti speciali non pericolosi, individuati dall’art. 184, comma 3, lett. c), d) e g), del D.Lgs. n. 152/2006, quando ricorrono le condizioni dimensionali previste dalla legge;
• gli enti e le imprese che effettuano attività di trattamento dei rifiuti, compresi, nei casi previsti dalla normativa, i soggetti che producono rifiuti a seguito delle operazioni di trattamento;
• gli enti e le imprese che raccolgono o trasportano professionalmente rifiuti, nonché i commercianti e gli intermediari di rifiuti senza detenzione, secondo quanto previsto dall’art. 188-bis, comma 3-bis, del D.Lgs. n. 152/2006.

La disciplina dell’iscrizione al RENTRI e delle relative esclusioni è contenuta nell’art. 188-bis del D.Lgs. n. 152/2006 ed è stata oggetto di successive modifiche, da ultimo anche ad opera della legge 30 dicembre 2025, n. 199 (legge di Bilancio 2026).

Produttori iniziali e nuovi produttori

Ai fini del FIR rileva la distinzione tra “produttore iniziale” e “nuovo produttore”.
L’art. 183, comma 1, lett. f), del D.Lgs. n. 152/2006, definisce produttore di rifiuti sia il soggetto la cui attività produce rifiuti o al quale è giuridicamente riferibile tale produzione (produttore iniziale), sia chiunque effettui operazioni di pretrattamento, miscelazione o altre operazioni che abbiano modificato la natura o la composizione dei rifiuti (nuovo produttore).
Il soggetto che, attraverso tali operazioni, dà, quindi, origine a un rifiuto che presenta caratteristiche diverse da quello originariamente sottoposto al trattamento assume la qualifica di nuovo produttore con riferimento al rifiuto risultante dall’operazione. La qualifica di nuovo produttore deve pertanto essere verificata in concreto, sulla base dell’attività effettuata e degli effetti che essa produce sul rifiuto.
È importante, tuttavia, non confondere la qualifica di nuovo produttore con l’obbligo di iscrizione al RENTRI. L’art. 188-bis, comma 3-bis, del D.Lgs. n. 152/2006, individua, infatti, gli operatori tenuti all’iscrizione sulla base delle attività esercitate e delle categorie di rifiuti gestiti. Gli enti e le imprese che effettuano attività di trattamento dei rifiuti rientrano tra i soggetti obbligati al RENTRI secondo quanto previsto dalla normativa.

Chi emette l’xFIR

L’obbligo di iscrizione al RENTRI non deve essere confuso con il ruolo di soggetto emittente del FIR o dell’xFIR.
Il FIR è, infatti, emesso dal produttore o dal detentore del rifiuto prima dell’inizio del trasporto. Il fatto che il trasportatore o il destinatario siano iscritti al RENTRI non attribuisce loro, per il solo fatto dell’iscrizione, un autonomo obbligo di emissione del formulario.
Il trasportatore può, tuttavia, emettere e compilare il FIR su richiesta del produttore o del detentore, come espressamente previsto dall’art. 5 del D.M. n. 59/2023. In tale ipotesi, l’emissione da parte del trasportatore avviene, quindi, sulla base della richiesta del produttore o detentore e non costituisce un autonomo obbligo di emissione derivante dall’iscrizione del trasportatore al RENTRI.
Una volta emesso in formato digitale, l’xFIR viene gestito digitalmente dagli altri operatori coinvolti nel trasporto, secondo le modalità previste dal RENTRI. Il Portale RENTRI chiarisce, infatti, che il formato con cui il FIR viene emesso dal produttore o detentore determina la modalità di gestione del formulario da parte dell’intera filiera: se il produttore o detentore emette il FIR in formato digitale, trasportatore e destinatario devono gestirlo in formato digitale; se, invece, il FIR viene emesso in formato cartaceo, l’intera filiera deve gestirlo in formato cartaceo.
In altre parole, l’iscrizione al RENTRI del trasportatore o del destinatario non determina, di per sé, la trasformazione di un FIR cartaceo in un FIR digitale: è la modalità di emissione scelta dal produttore o detentore, nei casi in cui tale scelta sia consentita, a determinare la modalità di gestione del formulario lungo la filiera.

Quando è ancora possibile utilizzare il FIR cartaceo

L’entrata a regime dell’xFIR non determina la completa scomparsa del formulario cartaceo. 
Il FIR cartaceo continua, infatti, a essere utilizzato dai produttori di rifiuti non iscritti al RENTRI, secondo quanto previsto dall’art. 6, comma 1, del D.M. 4 aprile 2023, n. 59: il portale RENTRI mette a disposizione di questi soggetti un’apposita area (“Produttori di rifiuti non iscritti”), per produrre, vidimare e gestire il FIR cartaceo conforme al nuovo modello. 
L’art. 188-bis, comma 3-bis, del D.Lgs. n. 152/2006 - nella formulazione introdotta dalla legge n. 199/2025 - individua gli operatori tenuti all’iscrizione al RENTRI e stabilisce espressamente che sono esclusi dall’obbligo di iscrizione:

• i Consorzi e i sistemi di gestione in forma individuale o collettiva di cui all’art. 237, comma 1, del D.Lgs. n. 152/2006;
• i produttori di rifiuti ai quali si applicano le disposizioni dell’art. 190, commi 5 e 6, del medesimo decreto. 

Per quanto riguarda questi ultimi, l’art. 190, comma 5, comprende:

• gli imprenditori agricoli di cui all’art. 2135 c.c., con volume d’affari annuo non superiore a 8.000 euro;
• le imprese che raccolgono e trasportano i propri rifiuti non pericolosi ai sensi dell’art. 212, comma 8, limitatamente all’attività per la quale opera l’esclusione;
• per i soli rifiuti non pericolosi, le imprese e gli enti produttori iniziali che non hanno più di 10 dipendenti. 

L’art. 190, comma 6, invece, riguarda specifiche categorie di produttori di rifiuti pericolosi, che possono assolvere agli obblighi di tenuta del registro attraverso modalità alternative. Tra questi rientrano, alle condizioni previste dalla norma:

• gli imprenditori agricoli,
• i soggetti che svolgono le attività di servizi alla persona individuate dai codici ATECO 96.02.01, 96.02.02, 96.02.03 e 96.09.02,
• i produttori di rifiuti pericolosi non rientranti nell’organizzazione di un ente o di un’impresa (ad esempio, professionisti quali medici, dentisti e veterinari, quando non organizzati in strutture d’impresa). 

Per tali soggetti, l’esclusione dall’obbligo di iscrizione al RENTRI comporta che, quando il FIR è dovuto, esso continui a essere emesso in formato cartaceo, anche nel caso di rifiuti pericolosi. I relativi dati non devono essere trasmessi al RENTRI. 
Ne consegue che un produttore non iscritto al RENTRI può utilizzare il FIR cartaceo anche quando il trasporto è effettuato da un trasportatore professionale iscritto al RENTRI o il rifiuto è destinato a un impianto soggetto agli obblighi RENTRI. L’iscrizione degli altri operatori della filiera non determina, infatti, la trasformazione del FIR cartaceo in xFIR.

I casi in cui il FIR non è richiesto

Diverso è il caso in cui la normativa esclude a monte l’obbligo di formulario. In queste ipotesi, non si tratta di un’esenzione dall’xFIR “a favore” del FIR cartaceo: il FIR, semplicemente, non deve essere emesso.
Lo stesso art. 193 individua le specifiche deroghe.
Anzitutto, ai sensi dell’art. 193, comma 7, il FIR non è richiesto:

• per il trasporto di rifiuti urbani ai centri di raccolta effettuato dal produttore iniziale degli stessi;
• per il soggetto che gestisce il servizio pubblico;
• per i trasporti di rifiuti speciali non pericolosi effettuati dal produttore in modo occasionale e saltuario (sono considerati tali i trasporti effettuati per non più di 5 volte l’anno, purché non eccedano la quantità giornaliera di 30 kg o 30 litri). 

L’art. 193, comma 8, inoltre, prevede che il FIR non sia richiesto per il trasporto di rifiuti speciali di cui all’art. 184, comma 3, lett. a), effettuato dal produttore in modo occasionale e saltuario per il conferimento al gestore del servizio pubblico di raccolta o a un circuito organizzato di raccolta, con il quale sia stata stipulata apposita convenzione. 
Un’altra importante ipotesi è quella della movimentazione dei rifiuti esclusivamente all’interno di aree private: secondo l’art. 193, comma 11, tale movimentazione non è considerata trasporto ai fini della Parte IV del D.Lgs. n. 152/2006 e non necessita di FIR (l’obbligo di formulario non sorge). 
È importante, tuttavia, non confondere questa fattispecie con il semplice fatto che una movimentazione non avvenga su strada pubblica: l’esclusione riguarda la movimentazione effettuata esclusivamente all’interno di aree private, se il rifiuto viene, invece, trasferito al di fuori dell’area privata, occorre verificare se si sia in presenza di un trasporto soggetto all’art. 193 e, quindi, all’obbligo di FIR.
Una specifica disciplina riguarda poi la movimentazione dei rifiuti tra fondi appartenenti alla medesima azienda agricola: ai sensi dell’art. 193, comma 12, tale movimentazione non è considerata trasporto, anche quando avviene percorrendo la pubblica via, se è comprovato che è finalizzata unicamente al raggiungimento del luogo di messa a dimora dei rifiuti in deposito temporaneo e la distanza tra i fondi non è superiore a 15 chilometri. La disposizione contempla, inoltre, la movimentazione effettuata dall’imprenditore agricolo dai propri fondi al sito nella disponibilità giuridica della cooperativa di cui è socio, compresi i consorzi agrari, quando finalizzata al raggiungimento del deposito temporaneo. 
Il FIR è, inoltre, sostituito da altra documentazione nelle ipotesi espressamente previste dall’art. 193.
Per i rifiuti oggetto di spedizioni transfrontaliere, ad esempio, il formulario è sostituito dai documenti previsti dall’art. 194 del D.Lgs. n. 152/2006, anche per la tratta percorsa sul territorio nazionale. Per il trasporto di determinati sottoprodotti di origine animale, invece, il documento commerciale previsto dal Reg, (CE) n. 1069/2009 può sostituire il FIR alle condizioni stabilite dall’art. 193. 
Devono essere considerate separatamente anche alcune fattispecie particolari, previste dallo stesso art. 193, tra cui la micro-raccolta, le attività di assistenza sanitaria svolte fuori dalle strutture di riferimento e alcune attività di manutenzione, per le quali la norma detta specifiche regole in ordine all’individuazione del luogo di produzione e alla movimentazione dei rifiuti.

Le situazioni di indisponibilità dei servizi digitali

L’obbligo di utilizzare l’xFIR dal 16 settembre 2026 non significa che, in caso di indisponibilità dei servizi digitali per cause non imputabili all’operatore, il trasporto debba necessariamente essere interrotto.
Il D.dir. 5 febbraio 2026, n. 25, ha, infatti, disciplinato le modalità operative da adottare in caso di indisponibilità dei servizi RENTRI, nonché di indisponibilità temporanea della connettività Internet o dei servizi di autenticazione digitale per ragioni estranee al controllo dell’operatore. Il decreto individua specifiche misure di emergenza e di mitigazione e rinvia alle relative modalità operative contenute negli Allegati. 
Si tratta, tuttavia, di procedure di emergenza e non di un’ulteriore facoltà ordinaria di scelta tra FIR digitale e FIR cartaceo. 

L’xFIR digitale e la sua stampa

L’xFIR è un documento “nativamente” digitale: la sua eventuale stampa non lo trasforma in un FIR cartaceo. Durante il trasporto, il formulario digitale deve essere reso disponibile per i controlli su strada; a tale fine, il trasportatore può esibire l’xFIR direttamente tramite un dispositivo digitale oppure utilizzare una copia stampata del formulario. 
La copia stampata dell’xFIR non deve essere trattata come un autonomo FIR cartaceo, dato che la stampa ha una mera funzione di accompagnamento e di immediata consultazione durante il trasporto, mentre il documento di riferimento resta quello digitale, gestito attraverso il RENTRI.
Gli operatori devono continuare a gestire il formulario attraverso il sistema digitale, secondo le modalità e le tempistiche previste dalla disciplina RENTRI.

Obblighi e sanzioni

L’utilizzo dell’xFIR comporta specifici obblighi di emissione, compilazione e gestione del formulario, oltre agli adempimenti relativi alla trasmissione dei dati al RENTRI. Le principali conseguenze sanzionatorie sono disciplinate dall’art. 258 del D.Lgs. n. 152/2006, che distingue le violazioni relative al FIR da quelle relative all’iscrizione e alla trasmissione dei dati al RENTRI.
In particolare, secondo l’art. 258, comma 4, del TUA (TU Ambiente):

• salvo che il fatto costituisca reato, chi effettua il trasporto di rifiuti senza il FIR previsto dall’art. 193 o senza i documenti sostitutivi previsti dalla legge, oppure riporta nel formulario dati incompleti o inesatti, è soggetto alla sanzione amministrativa pecuniaria da 1.600 a 10.000 euro;
• per il trasporto di rifiuti pericolosi senza FIR, invece, salvo l’applicazione del comma 5, scatta la reclusione da uno a tre anni (alla condanna per tale reato consegue, inoltre, ai sensi del comma 4-bis, la confisca del mezzo utilizzato per commettere il reato, salvo che appartenga a persona estranea al reato).

Lo stesso art. 258, comma 5, prevede una sanzione ridotta da 260 a 1.550 euro, quando le informazioni formalmente incomplete o inesatte siano comunque ricostruibili correttamente attraverso i dati presenti nella comunicazione al Catasto, nei registri cronologici, nei formulari e nelle altre scritture contabili previste dalla legge. La medesima sanzione si applica, tra l’altro, nei casi di mancata conservazione del FIR.
Sono, inoltre, previste specifiche sanzioni per gli adempimenti relativi al RENTRI. 
L’art. 258, comma 10, del D.Lgs. n. 152/2006, stabilisce che la mancata o irregolare iscrizione al RENTRI comporta una sanzione amministrativa pecuniaria da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi e da 1.000 a 3.000 euro per i rifiuti pericolosi. Le stesse sanzioni si applicano alla mancata o incompleta trasmissione dei dati informativi nei termini e con le modalità previste dalla disciplina RENTRI.
Per quanto riguarda specificamente i dati contenuti nei FIR, il D.L. 31 dicembre 2025, n. 200 (il cd. “Milleproroghe 2026”), ha previsto, in sede di prima applicazione, che le sanzioni relative alla mancata o incompleta trasmissione dei dati dei formulari al RENTRI si applichino a decorrere dal 15 settembre 2026.

In pratica: quale FIR devo utilizzare?
Per capire se serve il FIR e, quando serve, se deve essere digitale o cartaceo, è possibile seguire alcuni passaggi.

1. Il FIR è necessario?
La movimentazione costituisce un trasporto di rifiuti soggetto all’art. 193 del D.Lgs. n. 152/2006? 
In alcune situazioni, infatti, il FIR non è richiesto: è il caso, ad esempio, della movimentazione effettuata esclusivamente all’interno di un’area privata e delle altre ipotesi espressamente previste dalla normativa.

2. Chi emette il FIR è tenuto alla gestione digitale?
Il FIR è dovuto, verifichiamo la posizione del produttore o detentore del rifiuto, che è il soggetto al quale compete l’emissione del formulario:

• se il produttore o detentore è tenuto alla gestione digitale del FIR, dal 16 settembre 2026 deve emettere l’xFIR;
• se il produttore o detentore non è tenuto all’iscrizione al RENTRI, continua a utilizzare il FIR cartaceo, nei casi previsti dalla normativa.

3. E se il trasportatore o il destinatario sono iscritti al RENTRI?
L’iscrizione al RENTRI degli altri operatori della filiera non cambia, di per sé, il formato del formulario. È la posizione del produttore o detentore che emette il FIR a determinare, in via generale, quale formato deve essere utilizzato:

• se il produttore o detentore emette un xFIR, il documento viene gestito digitalmente anche dagli altri operatori coinvolti nel trasporto;
• se, invece, il produttore o detentore è un soggetto che può continuare a utilizzare il FIR cartaceo, il formulario rimane cartaceo, anche se il trasportatore o il destinatario sono iscritti al RENTRI.

Memento rifiuti: prima l’obbligo, poi il formato
Dal 16 settembre 2026, quindi, la domanda da porsi non è semplicemente “il trasportatore o il destinatario sono iscritti al RENTRI?”, ma piuttosto “Il FIR è dovuto? E il produttore o detentore che lo emette è tenuto alla gestione digitale?”
Dalla risposta a queste due domande dipende il documento da utilizzare:

• FIR non dovuto → non si emette alcun formulario, oppure si utilizza la documentazione sostitutiva prevista dalla normativa;
• FIR dovuto + produttore/detentore tenuto alla gestione digitale → xFIR;
• FIR dovuto + produttore/detentore non tenuto alla gestione digitale → FIR cartaceo.

Restano naturalmente ferme le procedure di emergenza previste dalla normativa nei casi di indisponibilità dei servizi digitali e le altre specifiche deroghe previste dalla disciplina del FIR.

A cura di Wolters Kluwer