Il briefing è uno strumento utilizzato dai manager per aggiornare e dare istruzioni a tutti i soggetti che collaborano allo stesso progetto all’interno di un’azienda.
Il debriefing invece è la valutazione finale di un processo e serve ad analizzare quello che è stato fatto, quali sono gli obiettivi raggiunti, cosa non ha funzionato e cosa si sarebbe potuto fare per migliorare la situazione.
Briefing, a cosa serve
In genere un briefing viene organizzato da un project manager ed è aperto a coloro che collaborano a un determinato progetto.
L’obiettivo della riunione è affidare compiti specifici e fornire alcune istruzioni dettagliate sulle attività da svolgere riguardanti un determinato progetto.
Il briefing può avere una durata variabile che non dovrebbe superare le quattro ore, inoltre deve essere strutturato con una scaletta precisa di interventi e di punti da affrontare.
Se la conclusione del briefing richiede tempi superiori, è opportuno inserire anche brevi pause o coffee break che servono ai partecipanti sia per raccogliere le idee su quanto detto sia come momento di confronto.
Gli argomenti affrontati durante la riunione vengono riportati all’interno di un documento conclusivo chiamato
brief che in seguito deve essere distribuito a tutte le persone presenti.
Il brief, cosa contiene
Il brief dunque, è un documento essenzialmente operativo che riassume e schematizza le linee guida e le istruzioni utili al completamento del progetto.
Nello specifico, all’interno del brief sono contenute informazioni riguardanti:
- gli obiettivi da raggiungere;
- il pubblico di riferimento;
- il budget fissato per il progetto;
- gli strumenti da utilizzare;
- i tempi entro i quali completare il progetto;
- eventuali condizioni da rispettare e altre informazioni necessarie per la realizzazione del progetto.
I vantaggi del brief
Redigere in modo preciso e schematico il brief può portare a diversi vantaggi come:
- riduzione degli errori. All’interno del documento infatti sono presenti tutte le informazioni operative su chi deve eseguire determinati compiti;
- diminuzione delle incomprensioni. I partecipanti al progetto sono tutti consapevoli del proprio compito e di quello degli altri, ciò impedisce di interpretare a proprio piacimento la strategia messa in campo;
- facilitare l’eventuale sostituzione di uno dei partecipanti al progetto. Nel brief infatti vengono esplicitati i contributi di ogni singolo professionista che vi partecipa e se viene costantemente aggiornato, consente di integrare in modo più agevole nuovi professionisti;
- risparmio di tempo. Se ogni membro del team è consapevole del proprio compito e di quello degli altri, il tempo speso per ulteriori riunioni o videoconferenze può essere impiegato in modo più produttivo per il completamento del progetto.
Valutare i risultati con il debriefing
Il debriefing è una riunione di analisi fatta durante le fasi conclusive o alla chiusura di un progetto per analizzare e verificare le attività svolte, i risultati raggiunti e le criticità incontrate.
Durante un debriefing ad esempio si valuta:
- se è stato rispettato il budget preventivato o se è stato impiegato in attività non necessarie;
- se si sono raggiunti tutti gli obiettivi o nel caso contrario, quali sono state le criticità incontrate che hanno impedito di mantenere gli impegni prefissati;
- quali sono i risultati ottenuti (nuovi contatti acquisiti, prodotti venduti, ecc…);
- quali miglioramenti mettere in campo in futuro per il progetto.
Come si struttura un debriefing
In genere al debriefing prendono parte il mediatore, cioè una figura esterna che non ha partecipato direttamente alle attività, e il team di lavoro chiamato a relazionare sulle attività svolte e a condividere il proprio punto di vista.
La conversazione viene guidata dal mediatore attraverso domande specifiche ed esercizi di riflessione, tuttavia la discussione può svolgersi anche in modo del tutto spontaneo, in questo caso il mediatore deve accertarsi che ogni partecipante esprima il proprio pensiero a turno.