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Come organizzare un meeting in maniera efficace

06/03/2020
Organizzare un meeting in maniera efficace
Spesso e volentieri i meeting aziendali sono considerati un’inutile perdita di tempo. Ore e ore di discussioni che si concludono con un nulla di fatto. Le riunioni di lavoro in realtà sono utilissime per prendere le giuste decisioni, per coordinare i gruppi di lavoro e per condividere nuove idee e prospettive. Solo strutturando efficacemente una riunione è possibile stimolare il confronto, discutere su progetti o problematiche in modo costruttivo e determinare i passi da compiere per terminare un progetto senza sprecare tempo e risorse.

Desktop virtuale e smart working

Sono sempre di più le aziende che decidono di implementare al loro interno il paradigma dello smart working e anche le riunioni di lavoro devono adattarsi a questa nuova tipologia di lavoro abbandonando l’idea tradizionale di meeting di lavoro.
Se prima i partecipanti alla riunione erano tutti presenti fisicamente all’interno di una stanza, adesso sono tutti collegati via web dal proprio computer.
Con lo smart working i dipendenti non sono più legati fisicamente al luogo di lavoro, ma utilizzando un computer e una connessione internet hanno la libertà di svolgere le loro attività dove, quando e come vogliono.
 
Gestire riunioni in ottica di smart working non è sempre facile, infatti riuscire a mantenere alta la concentrazione e la partecipazione tra i componenti del team collegati via web è probabilmente molto più complesso rispetto al gestire riunioni dove si è tutti fisicamente presenti.
Tuttavia tenendo a mente e mettendo in pratica alcune piccole accortezze è possibile rendere un meeting digitale estremamente produttivo.
 
Innanzi tutto le riunioni dovrebbero essere stabilite solo per discutere degli argomenti e dei problemi più complessi, per i piccoli aggiornamenti vanno benissimo le email.
 
È fondamentale la puntualità, infatti considerando che ogni partecipante alla riunione stabilisce e gestisce il lavoro in base alle proprie necessità, quando viene stabilito un orario che vada bene per tutti deve essere rispettato.

La conoscenza delle tecnologie utilizzate per fare una riunione digitale è importantissima, dunque sapere come si condivide uno schermo o come si abilita l’utilizzo della webcam rende il meeting molto più fluido e veloce.
 
Infine la responsabilità, se non si può partecipare alla riunione, se non la si può seguire all’orario prefissato o non si ha la possibilità di collegarsi da un luogo adeguato, è importante avvertire chi di dovere con largo anticipo. Detto in altri termini puoi partecipare alla riunione seduto al tavolino di un caffè, ma fallo sapere prima.

Tecnologie per organizzare riunioni virtuali

Sono diversi gli strumenti disponibili che consentono l’organizzazione e lo svolgimento di un meeting digitale.
Tra i più utilizzati ci sono:
  • Skype, disponibile come programma, come applicazione o nella versione web, permette di organizzare gratuitamente video conference one-on-one o tra più partecipanti, mentre per le funzioni business è necessario accedere alla versione a pagamento.
  • Microsoft Lync per Windows, windows phone e smartphone iOS o Android, offre la possibilità di scegliere tra una chat privata, audio e video chiamata. Inoltre grazie a Lync è possibile condividere lo schermo o modificare contestualmente un lavoro.
  • Join.Me, gratuitamente consente di organizzare meeting con 10 persone, inoltre permette la condivisione dello schermo e di file.
  • Google Hangout, soluzione web based per desktop e mobile, permette di calendarizzare e gestire riunioni con più partecipanti, condividere lo schermo, utilizzare una chat e scambiare file tra gli utenti invitati. 

Inviare promemoria

Per organizzare una riunione efficace, sia essa digitale o fisica, la prima cosa da fare è inviare un promemoria qualche giorno prima della data prefissata.
Nella nota non solo devono essere indicati luogo, data e orario della riunione, ma anche il motivo per il quale si è deciso di organizzarla. Solitamente Google Calendar è l’applicazione più utilizzata per questo scopo, ma anche iCal è parecchio diffuso, anche se solo per gli utenti Apple.

Stabilire un ordine del giorno

Come anticipato, l’ordine del giorno deve essere stabilito in anticipo e fatto avere a chiunque parteciperà al meeting. In questo modo tutti avranno modo di prepararsi adeguatamente sui temi da affrontare per dare un contributo utile, inoltre sarà chiaro a tutti quali sono i punti e i problemi a cui dare priorità nella discussione.

Spegnere i device distraenti

Chiedi ai partecipanti di spegnere o silenziare ogni device tecnologico per il tempo della riunione, in questo modo sarà possibile evitare distrazioni e aumentare la concentrazione.

Numero ideale di partecipanti

Il numero ideale dei partecipanti non dovrebbe superare le 7 persone, infatti un numero più alto rischia di rendere la riunione confusa e poco efficace. Dovrebbero essere convocate solo le persone che possono dare un reale contributo alla discussione o alla risoluzione del problema.

Il meeting più efficace è (spesso) quello che viene evitato

Le riunioni devono essere fatte solo quando necessario. Distogliere i propri dipendenti dallo svolgimento delle loro attività per aggiornamenti che possono essere inviati a tutti i membri del team con una email, è quasi sempre una perdita di tempo.

Quanto deve durare un meeting?

Le riunioni interminabili sono anche poco produttive. In linea generale un meeting non dovrebbe durare più di un’ora, perché avendo poco tempo a disposizione ci si concentra di più su cosa è veramente importante. È importante che gli ultimi 10 minuti vengano utilizzati per ricapitolare le principali tematiche emerse e per raccogliere feedback.

Meeting e time management

Il tempo è essenziale per non perdere tempo. L’organizzazione del tempo o time management in un meeting è fondamentale per trattare tutti gli argomenti e le problematiche principali, per trovare soluzioni e soprattutto per non perdere di vista l’obiettivo della convocazione.
Quando si organizza una riunione di lavoro è importante anche stabilire una tabella di marcia in modo da assicurarsi di avere il tempo necessario non solo per trattare tutti i punti, ma anche per interventi, domande o possibili contrattempi.

Meeting e project management

Qualsiasi progetto prevede l’organizzazione di diversi meeting periodici per esaminare compiti, obiettivi e progresso delle attività svolte fino a “quale” momento. Il compito di determinare la frequenza e l’ordine del giorno di ogni riunione spetta al project manager che in linea generale, per renderlo davvero efficace suddivide l’incontro in tre fasi: prima, durante e dopo il meeting.

Prima del meeting

Con due giorni di anticipo rispetto alla data della riunione, il project manager deve preoccuparsi di far avere a tutti i membri del team convocati per la riunione una documentazione dettagliata sulle questioni principali di cui si discuterà e la richiesta di elaborare una soluzione al problema.
In questo modo è possibile evitare inutili perdite di tempo durante il meeting e partire subito con la valutazione delle soluzioni proposte.

Durante il meeting

Avendo già inviato un documento dettagliato sulla situazione e sulle criticità da affrontare e avendo inoltre già richiesto l’elaborazione di una soluzione, un meeting “tipo” affidato al project manager prevede:
  • l’analisi delle criticità evidenziate e delle soluzioni proposte
  • scelta di una soluzione
  • definizione dei ruoli e delle responsabilità da implementare nella strategia
  • redazione del piano di azione
  • ripianificazione delle attività
  • elaborazione del verbale sulle decisioni prese. 

Dopo il meeting

Al termine del meeting il project manager dovrà inviare a tutti i partecipanti un documento con il bilancio dell’incontro. Una copia del verbale dovrà essere consegnata anche a chi non ha potuto partecipare al meeting.