Aruba Certified Platform è la soluzione digitale che semplifica e rende più sicura la gestione dei documenti aziendali.
Permette a
imprese, studi professionali e team interni di creare, firmare, inviare e conservare documenti con pieno valore legale, tutto da un’unica interfaccia online.
Firma digitale qualificata, marca temporale, PEC e conservazione digitale convivono in un ambiente integrato, senza passaggi manuali o strumenti esterni.
Puoi automatizzare flussi di lavoro, monitorare ogni attività in tempo reale e gestire in sicurezza l’intero ciclo di vita del documento grazie ai
Trust Services Aruba.
L’obiettivo è uno solo:
ridurre tempi e costi operativi, garantendo al tempo stesso
conformità, sicurezza e continuità.
Come inviare una richiesta di firma in pochi e semplici passaggi
Entriamo nel vivo di una delle funzionalità più utilizzate della piattaforma: la gestione delle firme digitali.
Il
flusso semplificato di firma è stato progettato per rendere più immediata ogni fase, dall’invio dei documenti alla raccolta delle firme, con un percorso chiaro, guidato e completamente digitale.
1. Accedi e crea una nuova richiesta
Tutto parte da un’unica azione.
Dopo aver effettuato l’accesso ad
Aruba Certified Platform con le tue credenziali, basta selezionare la voce “
Crea → Nuova richiesta di firma”.
Da qui inizia il flusso semplificato: un percorso guidato che ti accompagna passo dopo passo, dalla scelta del documento fino all’invio della richiesta ai firmatari.
2. Carica o seleziona il documento
Il secondo passo consiste nella scelta del documento o dei documenti da firmare.
Puoi
trascinare i file direttamente dal tuo computer oppure
selezionarli dal tuo dispositivo o tra quelli già presenti nella piattaforma.
È possibile allegare
più file contemporaneamente, fino a un massimo di
95 MB complessivi: un limite ampio, pensato per gestire anche pratiche corpose o contratti multipli in un’unica operazione.
Se i documenti non sono ancora archiviati su Certified Platform, il sistema ti chiederà di
scegliere la cartella di destinazione: questo permette di organizzarli in modo logico e di ritrovarli facilmente in futuro, ad esempio per consultarli o conservarli a norma.
3. Scegli la tipologia di firma
Una volta caricati i documenti, puoi definire la
tipologia di firma digitale da applicare.
La piattaforma ti offre due modalità, entrambe con piena validità legale:
- PAdES (.PDF): la firma è visibile sul documento e ne mantiene il formato PDF originale.
- CAdES (.P7M): la firma è non visibile, ma il file viene racchiuso in una busta crittografata in formato P7M, che ne garantisce l’integrità.
Puoi scegliere la modalità più adatta in base al tipo di documento e al contesto d’uso, con la certezza che entrambe assicurano tracciabilità e valore probatorio.
4. Aggiungi i firmatari e indica l'azione da compiere
A questo punto, definisci chi dovrà firmare.
Puoi selezionare
membri interni alla tua organizzazione, già censiti in Aruba Certified Platform, oppure
aggiungere firmatari esterni senza uscire dal flusso.
Un
form dedicato ti consente di inserire tutti i dati necessari, inclusi — se disponibili — il codice fiscale o il Serial Number del certificato di firma (nei certificati Aruba corrisponde al codice fiscale stesso. Per certificati rilasciati da altre Authority, può essere un identificativo personale differente come il numero di passaporto o di carta d’identità).
Se il documento deve essere firmato da più persone, puoi scegliere tra due modalità di invio:
- sequenziale, impostando l’ordine in cui i destinatari riceveranno la richiesta, semplicemente trascinando i loro nomi con il drag & drop;
- simultaneo, attivando l’opzione “Invia la richiesta a tutti i firmatari in contemporanea”, per gestire le firme in parallelo.
Per ogni destinatario puoi inoltre specificare l’azione richiesta:
- Firma digitale semplice o qualificata, se deve sottoscrivere il documento;
- Presa visione, se deve solo confermare la lettura.
In questo modo puoi personalizzare ogni flusso in base al ruolo o alla responsabilità di ciascun partecipante.
5. Posiziona i punti firma
Arrivati a questo passaggio, il sistema ti guida nella
definizione dei punti firma.
È la fase in cui puoi decidere
dove esattamente compariranno le firme o le prese visione all’interno del documento.
Basta trascinare con il mouse i
box di firma e posizionarli nei punti desiderati.
Ogni firmatario è identificato da un’etichetta, così puoi verificare a colpo d’occhio la corretta assegnazione dei campi.
Puoi aggiungere
più punti firma per ciascun destinatario, ad esempio nel caso di documenti multi-pagina o con più sezioni da sottoscrivere.
Una volta posizionati tutti i campi, la richiesta può essere inviata.
6. Riepiloga e invia la richiesta
Prima della conferma finale,
Aruba Certified Platform ti mostra un riepilogo completo della tua richiesta: documenti allegati, tipo di firma selezionata, firmatari coinvolti e ordine di esecuzione.
È l’occasione per un rapido controllo finale prima dell’invio.
Puoi anche decidere
dove salvare i documenti firmati, scegliendo la cartella di destinazione all’interno della piattaforma.
Una volta inviata la richiesta, ogni firmatario riceverà
una notifica automatica via email con il link diretto al documento da firmare e potrà completare la procedura in pochi clic, senza passaggi o ulteriori autenticazioni.
Al termine della firma, i file
ritornano automaticamente al mittente, archiviati nella cartella designata, pronti per essere consultati, scaricati o versati in conservazione digitale.
Dashboard e controlli: tutto sotto controllo, sempre
La
dashboard di Aruba Certified Platform è il punto di partenza per tenere tutto sotto controllo, in ogni momento.
Da un’unica schermata puoi seguire l’andamento di tutte le attività e richieste di firma — inviate, gestite o ricevute — con aggiornamenti in tempo reale.
Le operazioni vengono infatti suddivise per stato di avanzamento:
- In coda di esecuzione, per i processi in attesa o in corso.
- Completate, per le richieste già concluse.
- Rifiutate, se un destinatario ha scelto di non firmare.
- In sospeso, per le attività che richiedono una verifica o un passaggio successivo.
Con pochi clic hai una
visione d’insieme immediata, utile sia per chi gestisce le richieste di firma sia per chi deve semplicemente firmare.
Un modo semplice e ordinato per lavorare in sicurezza, senza perdere mai di vista lo stato dei tuoi documenti.
Richieste di firma ricevute e molto altro
La
dashboard di Aruba Certified Platform non serve solo a gestire le richieste di firma inviate, ma anche quelle
ricevute da altri utenti o organizzazioni.
Da un’unica schermata puoi visualizzare i documenti in attesa di firma, controllarne i dettagli — come mittente, tipologia di firma o eventuale scadenza — e firmarli direttamente online, senza scaricare file o passare da altri strumenti.
Ma le attività di firma sono solo l'inizio:
Aruba Certified Platform consente anche di
gestire flussi multiattività, ovvero processi che includono più azioni certificate in sequenza o in parallelo.
In un unico ambiente puoi, ad esempio, firmare un documento, inviarlo tramite PEC, apporre una marca temporale o versarlo in conservazione digitale.
Ogni fase è automatizzata, tracciata e conforme alle normative europee, così puoi ridurre tempi operativi e concentrarti sulle attività più strategiche.
Provala gratuitamente
Per scoprire come
Aruba Certified Platform può semplificare il tuo lavoro quotidiano, puoi provarla gratuitamente per
3 mesi, senza impegno.
Durante il periodo di prova hai accesso a tutte le funzioni essenziali e puoi anche
integrare i tuoi servizi Aruba già attivi, come
Firma Digitale, PEC, Marca Temporale e Conservazione Digitale, per sperimentare l’intera esperienza di gestione.
Al termine potrai decidere se continuare: nessun vincolo, solo la libertà di scegliere un modo più efficiente e sicuro di lavorare.
Tutte le informazioni e l’attivazione gratuita sono disponibili sul
sito Aruba.