La firma digitale è oggi un elemento chiave per la semplificazione e l’efficienza operativa di liberi professionisti, studi associati e PMI. Consente di firmare documenti ovunque, aumenta sicurezza e tracciabilità e favorisce la sostenibilità. Inoltre, nel quadro
eIDAS, la
firma digitale, o firma elettronica qualificata (FEQ), ha
valore legale equiparabile alla firma autografa, diventando lo standard per pratiche e contratti digitali.
Cosa serve per iniziare
Per accedere al mondo della firma digitale, è fondamentale comprendere quali strumenti e conoscenze sono necessari. Prima di tutto, occorre procurarsi un kit di firma, che può essere di tipo remoto o con dispositivo. La scelta tra queste opzioni dipende dalle esigenze specifiche del professionista e dall’uso che intende fare della firma digitale. Questo è ciò che serve:
- Un’identità di firma (certificato qualificato di firma digitale) rilasciata da un prestatore accreditato.
- Una modalità d’uso: firma con dispositivo (smart card) oppure firma digitale remota.
- Il software/app per firmare e verificare i documenti (es. Aruba Sign e app Aruba Firma Digitale).
- Un secondo fattore di sicurezza (OTP) per autorizzare le operazioni nel caso firma remota.
Opzioni disponibili: firma digitale con dispositivo vs firma digitale remota
- Firma digitale con dispositivo (smart card): richiede hardware dedicato e, in genere, l’uso di un lettore. Questo tipo di firma offre il vantaggio di un maggior controllo fisico degli strumenti di firma, ma richiede la disponibilità del dispositivo ogni volta che si desidera apporre una firma digitale. È utile se lavori da postazione fissa e, soprattutto, se ti serve anche la CNS per accedere ai portali della PA.
- Firma digitale remota: grazie alle tecnologie disponibili, la firma remota sta guadagnando terreno per la sua comodità e accessibilità. Questa opzione non richiede alcun dispositivo fisico. Firmi da PC o smartphone tramite software/app e confermi con codice OTP. È ideale se ti muovi spesso, lavori da più sedi o devi attivare la firma in tempi rapidi (riconoscimento online, anche con SPID/CIE). La soluzione remota di Aruba integra la marca temporale nel flusso di firma per attribuire data e ora certe e rafforzare la validità nel tempo dei documenti.
Come scegliere la soluzione migliore (in base alle tue esigenze)
La scelta tra firma digitale con dispositivo e remota dipende da vari fattori, ad esempio:
- Mobilità: se firmi spesso fuori ufficio o su più device → scegli la Firma Digitale Remota (nessun hardware, firma da desktop o mobile).
- Accesso ai portali PA: se usi di frequente la CNS → valuta la Firma Digitale con dispositivo (smart card e lettore) che include anche la funzionalità CNS.
- Tempi di attivazione: se hai scadenze ravvicinate → la Firma Digitale Remota è generalmente più rapida (riconoscimento online e attivazione senza spedizione).
- Adempimenti societari e Registro Imprese: quando serve la firma personale del titolare/legale rappresentante, la Firma Digitale Remota garantisce la possibilità di firmare rapidamente anche a distanza.
In breve
- Firma Digitale Remota = flessibilità, attivazione veloce, nessun hardware, marca temporale integrata.
- Firma Digitale con dispositivo = utile se ti serve anche CNS e operi soprattutto da desktop; richiede spedizione e gestione del lettore.
Come attivare e utilizzare la firma digitale con Aruba
Ecco una guida passo-passo per attivare i due tipi di firma digitale:
Passaggi comuni
Visita il sito pec.it, crea l’account,
acquista online e completa il
riconoscimento d'identità del titolare (SPID, CIE o webcam sono i metodi di riconoscimento più semplici e utilizzati).
Firma Digitale Remota (consigliata per mobilità e tempi stretti)
- Attivazione: ricevi l’email di attivazione, imposta Nome utente e Password e configura l'app Aruba OTP. Conserva con cura il Codice Utente comunicato via mail al momento dell'attivazione, perché ti sarà utile in caso di smarrimento delle credenziali.
- Firma: scarica e apri il software Aruba Sign (desktop) o l’app Aruba Firma Digitale (mobile), scegli il formato (PAdES per PDF, CAdES per altri formati o XAdES per i file .xml), apponi la firma e conferma con OTP. La marca temporale è integrata nel flusso di firma remota.
Firma digitale con dispositivo (smart card e lettore)
- Ricezione e setup: ricevi il kit (smart card e lettore), attiva lo strumento tramite software Aruba Enroll e installa il software Aruba Sign per firmare.
- Firma: inserisci il dispositivo, apri il software Aruba Sign e seleziona il documento, scegli il formato di firma (PAdES, CAdES o XAdES) e completa la firma.
- Accesso ai portali della PA: utilizza la CNS inclusa per accedere ai portali della Pubblica Amministrazione quando necessario collegando il dispositivo al PC.
Vantaggi concreti dell’uso della firma digitale
La firma digitale non è soltanto un’alternativa pratica alla firma autografa, ma offre anche vantaggi consistenti in termini di efficienza e compliance normativa:
- Efficienza: firmare digitalmente contratti, proposte o documenti interni riduce i tempi di gestione e aumenta la sicurezza. Non è più necessario stampare, firmare manualmente, scannerizzare, e inviare via email i documenti.
- Sostenibilità: eliminando l’uso di carta, la firma digitale contribuisce a ridurre l’impatto ambientale.
- Conformità normativa: aderisce al quadro eIDAS e supporta gli adempimenti verso Registro Imprese e PA; per alcune pratiche è richiesta la firma digitale personale del legale rappresentante/titolare.
- Validità nel tempo: con la marca temporale, inclusa nelle soluzioni di firma remota, i documenti firmati digitalmente hanno data/ora certe, offrendo miglior tracciabilità e garanzie maggiori in sede legale.
La firma digitale si configura quindi come un elemento strategico per liberi professionisti, studi di piccole dimensioni e PMI.
Optare per la firma remota, in particolare, offre vantaggi sostanziali in termini di convenienza, mobilità e sostenibilità.
Utilizzare la firma digitale significa abbracciare l’innovazione e prepararsi al futuro in cui la digitalizzazione rappresenterà non solo un vantaggio competitivo, ma una necessità operativa.