Abbiamo sottolineato in diversi articoli l’importanza dell’Agenda Digitale stilata dall’AgID, ovvero il programma – in linea con le linee guida per l’Europa Digitale – che dovrebbe portare l’Italia a completare il processo di digitalizzazione entro il 2020.
Secondo un pregiudizio piuttosto diffuso, le Pubbliche Amministrazioni sono il fanalino di coda del processo di digitalizzazione del paese. Eppure abbiamo visto come questa affermazione non corrisponda assolutamente a verità e, anzi, esistano molte realtà che mostrano amministrazioni virtuose, che da subito hanno compreso il valore e i vantaggi che il processo di digitalizzazione porta con sé.
Il caso di
ARPAT è esemplare: l’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana ha abbracciato la
virtualizzazione della gestione documentale con largo anticipo anche rispetto alla prima stesura del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, il decreto legislativo approvato nel 2005.
Un percorso, quello di ARPAT, che dura quindi da più di 15 anni, iniziato con l’acquisto di un software di protocollo, in seguito acquisito e modellato sulle esigenze dell’azienda e che – nonostante le ovvie difficoltà (sempre sormontabili) di interoperabilità tra i sistemi – è stato il primo passo verso una P.A. completamente dematerializzata che
nel 2017 ha raggiunto una digitalizzazione documentale e dei processi amministrativi del 94%, considerando anche la piccolissima porzione (appena il 3%) di documenti pervenuti via fax o email ordinaria. Il restante 6% rappresenta quella documentazione cartacea proveniente dai cittadini che, non essendo obbligati all’utilizzo del mezzo digitale, possono scegliere di utilizzare mezzi più tradizionali (e lenti) come la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Nel contesto della digitalizzazione documentale e della semplificazione dei rapporti tra utenza e P.A.,
l’utilizzo della PEC (posta elettronica certificata) e della firma digitale fornite da Aruba ha un ruolo fondamentale. Sono strumenti che permettono di completare il percorso di dematerializzazione dei documenti
mantenendo intatto il valore legale degli stessi, permettendo così di raggiungere maggiore efficienza e velocità nelle pratiche e al contempo di
abbassare notevolmente i costi.
L’esempio di ARPAT è illuminante: attraverso l’utilizzo congiunto degli strumenti digitali, i tempi di risposta si accorciano e permettono una comunicazione in tempo reale tra gli enti, e tutto questo si traduce in un’amministrazione veloce, a misura d’uomo, nel rispetto dei tempi di legge e del massimo controllo della documentazione. I vantaggi però non si limitano alla sola efficienza (valore già di per sé sufficiente, in un paese in cui uno dei problemi principali è rappresentato proprio dalla lentezza della burocrazia). La gestione digitale della documentazione ha permesso ad ARPAT di analizzare le spese e la sostenibilità della dematerializzazione:
grazie all’utilizzo della PEC e all’ottimizzazione dei processi, ARPAT ha rilevato un risparmio di circa 8-9 euro per ogni atto. Questo risparmio, unito alla maggiore organizzazione ed efficienza, innesca un circolo virtuoso in cui è tutta la P.A. a funzionare meglio, con tutto il vantaggio anche per i fornitori che – nel caso di ARPAT – vengono pagati con regolarità a 30 giorni.
“
ARPAT rappresenta di certo un’eccellenza, grazie alla sensibilizzazione del personale e della dirigenza sul tema della digitalizzazione e dei nuovi strumenti digitali. Forse la nostra situazione non è lo specchio del paese ma nemmeno un caso isolato. L’anno scorso su oltre 17.000 documenti ricevuti dai Comuni, poco più di 200 erano cartacei: ovvero l’1%. Quindi non siamo soli” – ha commentato
Monica Caponeri, Responsabile gestione documentale e conservazione dell’Agenzia Regionale per la Protezione Ambientale della Toscana – “
La storia della digitalizzazione della gestione documentale in ARPAT è culminata con la PEC e l’incontro con Aruba ma inizia molto tempo fa. Sono infatti quasi 15 anni che lavoro in Agenzia su questo progetto per il quale mi sono battuta a lungo, perché nelle PA le competenze ci sono, ma i tempi del cambiamento sono sempre molto lunghi.”