PEC cosa stampare come ricevuta

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è stata introdotta nel nostro ordinamento con il DPR. 68/2005 “Regolamento recante le disposizioni per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3” e secondo la definizione contenuta nell’art. 1, comma 1, lettera v-bis, del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale) che la disciplina è un:
 
“Sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”.

Una definizione che rende di fatto la PEC una versione digitale della raccomandata con ricevuta di ricevimento, avente lo stesso valore legale che tradizionalmente viene attribuito a tale documento. Questo però solo a patto che sia mittente che destinatario utilizzino due caselle PEC. 

In questo caso, qualora si renda necessario, le ricevute della PEC possono essere utilizzate come prova dell’invio e della ricezione del messaggio inviato.

Questo significa che ad esempio, in un eventuale contenzioso con il destinatario della PEC, il mittente potrà presentare al giudice dei documenti che attestino la data esatta di invio e ricezione del messaggio di Posta Elettronica Certificata da parte del destinatario, nonché il contenuto del messaggio PEC (ma non la sua effettiva lettura). Consente, quindi, l’opponibilità a terzi dell’avvenuta consegna (il valore legale è sancito dal DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).

In merito al contenuto del messaggio, ricordiamo che uno dei grandi vantaggi della PEC rispetto alla raccomandata A/R è che, grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, essa è in grado di garantire l’integrità del contenuto del messaggio e degli eventuali allegati, nonché la loro inalterabilità, essendo tutte le comunicazioni crittografate e firmate digitalmente.

Chiarito il valore legale e probatorio della Posta Elettronica Certificata, vediamo cosa deve stampare chi invia una PEC per fornire una prova dell'avvenuta spedizione e consegna del messaggio e il contenuto della PEC stessa.

PEC: le ricevute del Gestore

Il citato DPR 68/2005 specifica che “la validità della trasmissione e ricezione del messaggio di Posta Elettronica Certificata è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna” (art. 4, comma 6).

Questo significa che quando il mittente invia un messaggio di Posta Elettronica Certificata riceve da parte del Gestore della Posta Elettronica Certificata accreditato due messaggi, anch’essi PEC:

• una ricevuta di accettazione che riporta i dati che provano l'avvenuta spedizione di un messaggio di Posta Elettronica Certificata, rilasciata e firmata con la chiave del Gestore PEC del mittente;
• una ricevuta di avvenuta consegna (o in caso negativo di mancata consegna), che rappresenta la prova che il messaggio di Posta Elettronica Certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario, certificando il momento della consegna nella casella PEC del destinatario. Diversamente dalla ricevuta di accettazione, quella di avvenuta consegna viene firmata con la chiave del Gestore PEC del destinatario e viene inviata insieme alla copia dell’email inviata e firmata digitalmente dal provider del mittente. Se il Gestore del destinatario non riesce a consegnare il messaggio (ad esempio perché la casella PEC destinataria è piena o non più attiva), invia un Avviso di mancata consegna che il Gestore del mittente inoltra a quest’ultimo. Se il Gestore del mittente non riceve alcuna comunicazione da parte del Gestore del destinatario entro 12 ore ne informa il mittente, dopo 24 ore senza comunicazioni da parte del Gestore del destinatario, quello del mittente gli consegna un Avviso di mancata consegna.

Il consiglio è quindi di conservare con attenzione e cura le ricevute di accettazione e consegna, visto il loro valore legale.

Invio PEC a posta ordinaria e viceversa

Se la PEC viene inviata a un indirizzo di posta elettronica non certificato, il mittente riceverà esclusivamente la ricevuta di accettazione, che però non rappresenta un’attestazione certa del ricevimento del messaggio da parte del destinatario e dunque non può essere utilizzata come documento valido in caso di contestazione.

Nel caso contrario, qualora si cerchi di inviare un messaggio da un indirizzo di posta ordinario a una casella PEC è possibile che il mittente riceva una comunicazione di impossibilità di ricezione, o una segnalazione di anomalia. In ogni caso il messaggio non ha il valore legale proprio della PEC.

Ricevute di consegna PEC: cosa conservare

Il formato delle ricevute di consegna delle proprie PEC è configurabile e può essere:

• completo, costituito dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” con tutte le informazioni relative all’invio, ovvero mittente, Gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio e codice identificativo del messaggio;
• breve, costituito dal file “daticert.xml” e un estratto del messaggio originale;
• sintetico, costituito dal solo file “daticert.xml”, ovvero contenente esclusivamente i dati di certificazione.

In tutti i casi si tratta di ricevute di consegna con valore legale: sia la ricevuta di accettazione che la ricevuta di avvenuta consegna rappresentano prove “piene”, ossia il giudice deve valutarle in conformità a quanto previsto dalla legge senza alcun margine di discrezionalità.

In generale si consiglia di conservare:

• per i messaggi PEC inviati la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna. Qualora si scelga il formato breve per la seconda è consigliabile conservare gli originali immodificati degli eventuali allegati inseriti nel messaggio originale, poiché nella ricevuta di avvenuta consegna questi vengono sostituiti con i corrispondenti hash crittografici;
• per i messaggi PEC ricevuti, la busta di trasporto contenente il file “postacert.eml”, con all'interno il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml”, che riporta tutte le informazioni relative all’invio.

Avvenuta lettura della PEC

Va precisato che la ricevuta di consegna attesta solo che la PEC è stata correttamente recapitata al destinatario, ma non fornisce una prova che il messaggio sia stato effettivamente aperto e letto.

Tornando all’analogia della PEC con la raccomandata con ricevuta di ritorno, il motivo per il quale non è stata prevista la possibilità di sapere se il messaggio di Posta Elettronica Certificata sia stato letto o meno dal destinatario appare evidente. 

Quando si ritira una raccomandata A/R, infatti, si firma attestandone la ricezione, ma non viene verificato in alcun modo che effettivamente il destinatario ne legga il contenuto e conservi il messaggio. Lo stesso avviene con la PEC. 

Così come avviene per la raccomandata A/R, la legge attribuisce valore legale non alla lettura effettiva del documento, bensì al fatto oggettivo che il documento sia stato recapitato e si trovi nella materiale disponibilità del destinatario.

Anche per la Posta Elettronica Certificata, quindi, la corretta ricezione della PEC equivale alla lettura del contenuto, anche qualora non venga aperta.

Non ha quindi alcun fondamento la convinzione che qualora si riceva una PEC, ad esempio una comunicazione da parte dell’Agenzia delle Entrate, se il messaggio non viene aperto è come se non fosse stato ricevuto.

Invio PEC: cosa stampare 

Volendo avere una prova cartacea dell’invio della PEC è consigliabile stampare:

• le ricevute di accettazione e consegna della PEC;
• l’atto notificato in formato Pdf con firma digitale, in caso di allegato;
• il certificato di firma digitale del notificante;
• il certificato di firma del Gestore di PEC.

Qualora in fase di contenzioso venga contestata la stampa delle ricevute, ritenendola una riproduzione meccanica che potrebbe essere stata falsificata, bisogna ricordare che queste certificazioni contengono un codice identificativo del messaggio. 

Più in dettaglio, l’attestazione è costituita da un’email contenente un file XML (daticert.xml) con i dati di certificazione del Gestore di PEC, l’indicazione di un codice identificativo univoco attribuito all’email e la sottoscrizione del Gestore.

In caso di dubbi, il giudice può quindi facilmente verificare con il Gestore la sua autenticità ed eventualmente richiedere il certificato in originale o in copia autentica.