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Posta Elettronica Certificata: è il momento dei consulenti finanziari

14/05/2019
PEC per consulenti finanziari
Anche per i consulenti finanziari, dal mese di maggio 2019 sarà obbligatorio dotarsi di una casella di posta elettronica certificata da comunicare all’Organismo di vigilanza, una comunicazione che dovrà essere svolta sia dai professionisti già iscritti all’albo, sia da quelli che vorranno iscriversi dopo il 1° maggio.

Questo è ciò che prevede l’art. 153, comma 2 del Regolamento Consob ed il protocollo intercorso tra la Consob e l’Organismo di Vigilanza, che indicano in maniera puntuale i dati che devono essere comunicati ai fini dell’iscrizione tra cui, appunto, la necessità che il professionista indichi “un indirizzo attivo di posta elettronica certificata (PEC)”.

Da tale data, quindi, tutti i consulenti finanziari dovranno procedere all’attivazione di una casella di posta elettronica certificata che provvederanno poi a comunicare all’Organismo affinché venga pubblicata all’interno dell’albo. L’obbligatorietà della comunicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata si pone nel solco di quanto già previsto per tutti gli altri soggetti che svolgono attività professionale. L’art. 3 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.l.vo n. 82/2005 - CAD) al primo comma prevede, infatti, che “i professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi” hanno l’obbligo di dotarsi di un domicilio digitale. Tale domicilio, secondo quanto stabilito dal medesimo CAD, è costituito o da un indirizzo di posta elettronica certificata oppure da un servizio elettronico di recapito certificato qualificato.

PEC uguale raccomandata con ricevuta di ritorno, uguale notificazioni a mezzo posta.

La PEC, che i consulenti finanziari comunicheranno per l’iscrizione all’albo, quindi, costituirà il loro domicilio digitale e potrà essere utilizzato per tutte le comunicazioni con tali professionisti - precisa l’avv. Massimiliano Nicotra, docente all’Università Tor Vergata ed esperto di diritto dell’informatica – dato che il combinato disposto degli articoli 3 bis e 6 bis del CAD, fa ritenere applicabile anche per i consulenti finanziari la disciplina del domicilio digitale, pur non essendo l’Organismo di vigilanza un vero e proprio ordine e collegio”. 

È importante ricordare che il CAD equipara i messaggi inviati tramite posta elettronica certificata alle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno nonché alle notificazioni a mezzo posta. In particolare, con tale strumento, il messaggio si intende consegnato se reso disponibile al domicilio digitale del destinatario, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile a quel destinatario. L’efficacia come prova è fornita dalla possibilità di opporre a terzi la data e l'ora di trasmissione e ricezione del documento informatico.

È indubbio che la previsione in questione, e la sua piena attuazione tramite l’istituzione dell’albo, avrà la conseguenza di portare numerosi vantaggi:
  • per lo svolgimento delle funzioni di vigilanza da parte dell’Organismo
  • per i professionisti iscritti
  • per il pubblico degli investitori
Il ruolo svolto dall’Organismo di Vigilanza così come previsto all’interno del Testo Unico Bancario e del Regolamento intermediari comprende sia un’attività propriamente amministrativa relativa alla tenuta materiale dell’albo dei consulenti finanziari - ricevendo le iscrizioni, provvedendo alle cancellazioni e dando pubblicità all’albo stesso - sia un’ulteriore attività di controllo sull’operato degli iscritti, o meglio sulla sussistenza e persistenza dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti dalla normativa. 

Agevolazione nei flussi e gestione organizzata grazie alla PEC

Nel caso in cui l’Organismo debba adottare dei provvedimenti, richiedere chiarimenti nelle fasi di iscrizione oppure effettuare comunicazioni ai consulenti finanziari è evidente che l’utilizzo di uno strumento come la PEC può agevolare notevolmente il flusso di tali atti – e della loro gestione successiva in maniera organizzata – assicurando anche tempestività ed effettività dell’azione dell’Organismo. L’istituzione di un domicilio digitale per ogni iscritto consentirà di notificare, a tutti gli effetti di legge, le comunicazioni inerenti la posizione professionale del consulente nonché eventuali provvedimenti diretti verso il medesimo. Il delicato ruolo che hanno i consulenti finanziari verso il comune investitore, infatti, esige che eventuali provvedimenti di disciplina siano posti in essere in maniera immediata, senza poter sicuramente attendere che si perfezionino dei procedimenti di notificazione in forma tradizionale.

Inoltre, la dematerializzazione dei procedimenti gestiti dall’Organismo già nella fase di ricezione e trasmissione delle comunicazioni potrà sicuramente portare dei benefici in termini di efficienza dei processi, che saranno così del tutto informatici e potranno coprire l’intero ciclo dei documenti e comunicazioni scambiate tra gli iscritti e l’Organismo. 

Quali i vantaggi per i consulenti finanziari?

I consulenti finanziari avranno sicuramente dei vantaggi a dotarsi di una PEC.
Svariati professionisti già la utilizzano e si può affermare con certezza che la loro attività ne ha sicuramente beneficiato.
Molte comunicazioni che prima richiedevano di recarsi fisicamente presso gli uffici postali o presso qualche sportello di una pubblica amministrazione o di un grande ente oggi possono essere svolte tramite posta elettronica certificata, rimanendo comodamente seduti alla scrivania risparmiando notevoli quantità di tempo non dovendo affrontare spostamenti, file ed altri contrattempi. Anche per i consulenti finanziari, quindi poter gestire i documenti in maniera elettronica per le fasi di trasmissione degli stessi comporterà degli indubbi vantaggi in termini di efficienza dei processi, evitando ad esempio la necessità di eseguire ogni volta delle scansioni per ottenere le copie informatiche di documenti formati su supporti analogici.

Inoltre, la circostanza che una casella PEC risulti registrata all’interno dell’albo professionale di appartenenza assume particolare importanza riguardo alla certezza delle comunicazioni che il consulente finanziario è destinato a ricevere o inviare. Secondo il CAD, i domicili digitali degli appartenenti ad albi ed ordini professionali “costituiscono mezzo esclusivo di comunicazione e notifica”. Ciò significa che qualsiasi comunicazione elettronica che debba essere inviata al professionista deve essere trasmessa unicamente presso tale indirizzo di posta elettronica certificata, garantendo così al professionista stesso di poter essere sempre a conoscenza di eventuali messaggi a lui destinati. La considerazione è utile soprattutto per gli atti ed i provvedimenti che devono essere trasmessi elettronicamente dalla pubblica amministrazione – ma anche dagli enti pubblici economici - per i quali l’unico domicilio digitale valido a cui indirizzare il messaggio, qualora il destinatario sia un professionista, è quello appunto indicato negli elenchi professionali. 

Tutela giuridica garantita con la PEC in caso di decisioni sugli investimenti

Dal punto di vista del pubblico degli investitori l’individuazione di un domicilio digitale “ufficiale” per ciascun consulente finanziario rappresenta sicuramente una maggior garanzia in termini di tutela e trasparenza. Non bisogna dimenticare che il settore in questione è particolarmente delicato, in quanto il consulente finanziario svolge il peculiare ruolo di fornire consulenza in merito alle possibilità di investimento del denaro dei propri clienti. È utile, quindi, che gli investitori possano contare su uno strumento di comunicazione affidabile, veloce e, soprattutto, in grado di assicurare loro la dovuta tutela giuridica nel caso in cui siano necessarie comunicazioni particolari in merito alle decisioni di investimento. Attraverso la posta elettronica certificata gli investitori potranno avere la sicurezza di inviare dei messaggi potendo dar prova del momento di trasmissione e ricezione degli stessi. Se ciò si sostanzia in una maggior tutela degli investitori contestualmente diviene un segno di affidabilità, sicurezza e trasparenza anche dei consulenti finanziari.

Infine, appare opportuno ricordare che l’obbligo di comunicazione all’Organismo di un indirizzo di posta elettronica certificata prevede espressamente che tale indirizzo sia “attivo”. È quindi espressamente richiesto il domicilio digitale comunicato dal professionista sia effettivamente funzionante ed a tale obbligo è ricollegato quello previsto dal comma 2 dell’art. 153 del Regolamento Intermediari secondo cui i soggetti iscritti nell’albo dei consulenti finanziari sono tenuti a comunicare entro trenta giorni qualsiasi variazione dei dati precedenti comunicati, tra cui l’indirizzo di posta elettronica certificata. D’altra parte già il CAD stabilisce che i professionisti, e quindi anche i consulenti finanziari, sono tenuti ad indicare a dotarsi di un domicilio digitale hanno l’obbligo di “farne un uso diligente” e di comunicare ogni eventuale modifica, in modo che possano sempre rimanere aggiornate le informazioni contenute nell’albo. 

Appare utile evidenziare che la verifica dell’esistenza o meno di un indirizzo di posta elettronica certificata è un’operazione abbastanza semplice da svolgere, dato che in caso di inattività – quindi nel caso la casella non venga utilizzata, o magari sia scaduta - i messaggi inviati non verranno recapitati e torneranno al mittente con una comunicazione di errore. Ciò significa che chiunque potrà effettivamente verificare tale operatività ed, eventualmente, segnalare all’Organismo eventuali malfunzionamenti.

In conclusione, con l’istituzione dell’obbligo di indicazione di un indirizzo di posta elettronica certificata da parte dei consulenti finanziari e la relativa pubblicazione dello stesso, ivi compresa l’inclusione all’interno dell’Indice nazionale dei domicili digitali (INI-PEC) si compie un altro passo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi nel nostro paese, sulla scorta di quanto è stato già fatto con molte altre categorie professionali. I consulenti finanziari hanno ora uno strumento in più per poter comunicare con i propri clienti, con la pubblica amministrazione e le istituzioni. Questa potrebbe essere un’occasione per integrare tale strumento con gli altri già previsti dal CAD - quali ad esempio le firme elettroniche qualificate, la conservazione elettronica, la fatturazione elettronica - e realizzare una completa dematerializzazione dell’attività professionale in conformità alle previsioni normative, ottenendo benefici in termini di gestione delle pratiche, tempi di lavorazione e processi organizzativi.


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