La conservazione digitale rappresenta un passo fondamentale nella gestione documentale moderna. Questo processo si occupa di archiviare e conservare documenti in formato elettronico, garantendo loro autenticità, integrità, affidabilità e reperibilità nel tempo. I formati validi per la conservazione digitale includono PDF/A, XML, TIFF e altri conformi alle normative vigenti, in grado di preservare i dati senza alterazioni.
A chi si rivolge
Obbligatoria per le pubbliche amministrazioni, la conservazione digitale rappresenta un'opportunità per un'ampia gamma di professionisti e organizzazioni. Per le aziende ottimizzare i processi e ridurre lo spazio fisico necessario per gli archivi cartacei sono tra i principali benefici. Attraverso una gestione digitale, esse possono migliorare l'efficienza operativa e risparmiare sui costi di archiviazione fisica. I liberi professionisti come medici, avvocati e architetti possono trarre vantaggio dall’avere una documentazione organizzata e sempre conforme alle normative, semplificando la gestione dei propri documenti legali e clinici.
Documenti ideali da gestire con la conservazione digitale
La conservazione digitale è particolarmente vantaggiosa per varie tipologie di documenti.
Per le aziende bilanci, registri contabili e fatture elettroniche sono solo alcuni esempi.
Per i professionisti contratti, cartelle cliniche, progetti, oltre ad altri tipi di documentazione che richiedono una conservazione conforme. Nonostante per le aziende e i professionisti la conservazione possa avvenire sia in modalità cartacea che digitale, i benefici del digitale sono molteplici.
I vantaggi della Conservazione Digitale
Passare al digitale conviene in termini di:
- Sicurezza e integrità: Protezione avanzata dei dati e certificazione dell'autenticità.
- Riduzione del rischio di errore e perdita dati: Automatizzazione dei processi per diminuire l'incidenza di errore umano.
- Spazio fisico: Eliminazione della necessità di vasti spazi per archivi cartacei.
- Validità legale: Riconoscimento da parte delle normative vigenti.
- Facilità di consultazione: Accesso facile e rapido ai documenti ovunque e in qualsiasi momento.
- Efficienza e conformità alle normative: Garanzia di essere allineati con le leggi vigenti, inclusa la recente normativa RENTRI per il trattamento dei rifiuti.
Casi d'uso della Conservazione Digitale
- Ambito fiscale: Gestione di dichiarazioni e bilanci.
- Ambiente sanitario: Conservazione di cartelle cliniche e referti.
- Settore legale: Archiviazione di contratti e documenti legali.
- Ambito educativo: Documentazione degli iter formativi e certificazioni.
- Settore edile: Memorizzazione di progetti e permessi.
- Privati cittadini: Conservazione di atti notarili e documenti personali.
DocFly – Conservazione Digitale di Aruba è uno strumento essenziale per commercialisti che lavorano a stretto contatto con aziende e professionisti. Anche se la conservazione potrebbe avvenire in modalità cartacea, la soluzione digitale offerta da Aruba amplia gli orizzonti della gestione documentale, semplificando l'accesso ai dati, risparmiando tempo prezioso e ottimizzando lo spazio. Per maggiori informazioni sul servizio DocFly – Conservazione Digitale
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