La conservazione digitale è un processo che va oltre la semplice archiviazione elettronica dei documenti. Mentre l'archiviazione elettronica si concentra sulla semplice memorizzazione dei file in formato digitale, la conservazione digitale assicura che i documenti mantengano la loro validità legale nel tempo. Questo è reso possibile tramite l'applicazione della firma digitale e della marca temporale, che garantiscono l'integrità, l'autenticità e la reperibilità dei documenti.
Il quadro normativo di riferimento include il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), che stabiliscono i principi e i requisiti tecnici per una corretta gestione della conservazione digitale.
Perché la conservazione digitale è importante fin da subito
La conservazione digitale non è solo una questione normativa, ma rappresenta una vera opportunità per le PMI di migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi. In Italia, la conservazione digitale dei documenti è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, mentre per le aziende è altamente consigliata per tutti i documenti rilevanti ai fini legali, fiscali e amministrativi.
Documenti soggetti a conservazione obbligatoria
Un elenco pratico dei documenti che devono essere conservati digitalmente include: fatture elettroniche, libri contabili, documenti fiscali, contratti, dichiarazioni fiscali, e qualsiasi altro documento che abbia valore legale. Anche per le nuove società e i professionisti con partita IVA, la conservazione digitale rappresenta un forte alleato per garantire un avvio dell’attività conforme alle normative.
Come funziona la conservazione digitale a norma
Il processo di conservazione digitale a norma si articola in diverse fasi:
- Versamento: il documento viene inviato al sistema di conservazione.
- Firma digitale: il documento viene firmato digitalmente per garantirne l'autenticità.
- Marcatura temporale: viene applicata una marca temporale che attesta il momento esatto della firma.
- Chiusura e conservazione: i documenti vengono memorizzati in un archivio sicuro e protetto.
Requisiti tecnici
I documenti devono essere conservati in modo da garantirne l'integrità, l'autenticità, e la reperibilità nel tempo. La durata tipica della conservazione è di 10 anni, salvo disposizioni differenti legate alla natura specifica dei documenti.
Il servizio di conservazione digitale Aruba
Aruba include tutto ciò che è necessario per la corretta conservazione dei documenti e i processi sono trasparenti per l'utente, comprese l'applicazione della firma digitale e la marca temporale. Vediamone insieme i principali vantaggi:
- Pannello intuitivo: consente l'accesso immediato e diretto ai documenti conservati.
- Conformità garantita: il servizio di Aruba è costantemente aggiornato per rispettare le modifiche normative, garantendo così sempre la validità legale dei documenti.
- Sicurezza e praticità: grazie a una struttura tecnologica avanzata, i documenti sono protetti da accessi non autorizzati e conservati in modo sicuro.
Con la conservazione digitale di Aruba, le PMI non solo adempiono agli obblighi di legge ma acquisiscono anche uno strumento sostenibile ed ecologico per la gestione dei documenti, contribuendo a una migliore gestione aziendale nel suo complesso.