Il quadro europeo della conservazione digitale sta cambiando con l’entrata in vigore del
Regolamento (UE) 2024/1183 (eIDAS 2), che introduce tra i servizi fiduciari l’
archiviazione elettronica (
e-Archiving), anche nella versione
qualificata. In parallelo, in Italia restano centrali le
Linee guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che continuano a definire standard e procedure a norma.
Il 2025 è quindi un anno di doppia attenzione: alle novità europee, per scelte “future-proof”, e alla continuità dei capisaldi nazionali.
Novità UE: eIDAS 2 ed e-Archiving
Il nuovo servizio di
archiviazione elettronica stabilisce regole comuni per garantire integrità, autenticità e portabilità a lungo termine dei documenti digitali. La versione
qualificata aggiunge requisiti tecnici e organizzativi più stringenti, aumentando il livello di affidabilità riconosciuto in tutta l’UE.
L’obiettivo è creare un mercato europeo interoperabile, dove le soluzioni certificate possano essere adottate senza barriere tra Paesi.
Nel 2025 proseguirà il lavoro su
atti esecutivi e monitoraggio: si definiranno le modalità di accreditamento dei fornitori qualificati e i criteri per garantire conformità, tracciabilità e trasparenza dei sistemi.
Continuità normativa in Italia
Le
Linee guida AgID restano il riferimento nazionale per:
- Formati e standard a lungo termine
- Metadati obbligatori e raccomandati
- Processi di versamento e riversamento
- Struttura e aggiornamento del manuale di conservazione
I principi cardine non cambiano: un documento deve rimanere
integro, immodificabile, reperibile e
leggibile nel tempo.
Anche in outsourcing, il responsabile della conservazione deve vigilare su livelli di servizio, report periodici e conformità normativa del fornitore.
Tendenze 2025 da conoscere
- European by design: scegliere sistemi compatibili con l’e-Archiving e i servizi fiduciari qualificati.
- Qualità del pacchetto: maggiore attenzione a schema, coerenza e completezza dei metadati, anche in ottica di audit.
- Interoperabilità: adeguarsi a standard come UNI 11386:2020 SInCRO per garantire portabilità e scambio sicuro tra conservatori.
- Cloud sicuro e resilienza: soluzioni con ridondanza geografica, controlli di integrità e continuità operativa verificata.
Cosa fare adesso: check operativo
- Mappare il perimetro documentale e i tempi di conservazione.
- Verificare la conformità a Linee guida AgID di formati, metadati e processi.
- Accertarsi che i pacchetti di archiviazione siano esportabili in formato SInCRO, per garantire la portabilità tra sistemi e la tracciabilità dei versamenti.
- Aggiornare il manuale di conservazione con eventuali nuove procedure e piani di migrazione.
- Formare il team su responsabilità e controlli di base.
Continuità e innovazione
La conservazione digitale nel 2025 combina
regole consolidate e
nuove opportunità legate all’evoluzione europea. Mantenere i processi in linea con le
Linee guida AgID e orientarsi già oggi a soluzioni compatibili con l’e-Archiving significa ridurre rischi, garantire la portabilità dei dati e investire in una gestione documentale a prova di futuro.
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