La prima nota è un documento contabile non obbligatorio, nel quale sono registrate le entrate e le uscite della cassa. Sebbene non sia prevista dalla legge, la predisposizione della prima nota è molto consigliata; infatti, in ogni azienda è importante avere sotto controllo le entrate e le uscite. La prima nota non ha una forma determinata; è sufficiente che contenga, in ordine di data, i movimenti e le operazioni finanziarie dell’attività. Consente anche di trovare traccia di ogni evento esterno che ha coinvolto l’utilizzo di denaro contante.
Nella
prima nota (documento contabile non obbligatorio) vengono annotati tutti i
movimenti economici e finanziari relativi all’attività svolta. Diventa un vero e proprio libro giornale con validità giuridica e fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa.
La tenuta della prima nota - che
non richiede particolari formalità - rappresenta un
valido e utile strumento per monitorare e gestire i flussi di cassa, vantaggioso per:
- il commercialista, per l’inserimento delle operazioni nel programma di gestione contabile;
- l’impresa, per il monitoraggio e la gestione dell’andamento del business. Infatti, in ogni azienda è buona norma aver sotto controllo le spese e i contanti tenuti in cassa. Queste movimentazioni di denaro, per essere tracciate e inserite in bilancio o, comunque, per i soggetti in contabilità ordinaria, devono essere riepilogate in un registro.
La prima nota può anche essere divisa in:
- prima nota cassa (per la registrazione delle sole operazioni caratterizzate da movimentazioni di denaro contante);
- prima nota banca (per l’annotazione di tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per cui non c’è stata ancora nessuna movimentazione di denaro contante).
Anche se si tratta di un documento non obbligatorio, nella prima nota devono comunque essere inseriti diversi dettagli riguardanti i movimenti, cosa che può rendere onerosa la sua gestione.
Per questo esistono software specifici proprio per gestire i movimenti di cassa.
Ne è un esempio il modulo aggiuntivo incassi e pagamenti per la Fatturazione Elettronica di Aruba che, oltre allo scadenzario e alla gestione di incassi e pagamenti di rate e fatture, include anche la gestione automatica dei movimenti in prima nota.
Quali sono le caratteristiche principali della prima nota?
La prima nota può essere redatta in forma sia cartacea sia elettronica. Nel documento contabile sono registrate
cronologicamente le operazioni in ordine di data, dal momento che la finalità della sua tenuta è quella di annotare tutte le transazioni che devono essere riportate sul libro giornale, e raccogliere tutti gli eventi di gestione esterni.
Per ciascuno di essi occorre riportare:
- la data;
- i riferimenti ai documenti originali;
- gli importi singoli e totali;
- la descrizione;
- il riferimento al documento contabile (fattura o ricevuta);
- le partite fuori cassa (banca o altro);
- ogni altra informazione che possa essere utile per la registrazione in partita doppia.
Nella prima nota occorre annotare:
- gli incassi di fatture precedentemente emesse verso clienti;
- l’incasso dei corrispettivi giornalieri;
- i pagamenti di fatture ricevute da fornitori (sia a saldo che in acconto);
- i pagamenti delle retribuzioni ai dipendenti;
- il pagamento di un costo (ad esempio, il pagamento della rata condominiale o l’affitto del locale);
- il pagamento di modelli F23 e F24;
- i versamenti e/o i prelievi bancari;
- il versamento di imposte e tasse.
Consegna della documentazione
A seguito della compilazione della prima nota, è necessario consegnare periodicamente tutta la
documentazione al commercialista, al fine di permettere allo stesso di integrarla con tutte le altre operazioni di gestione intervenute nel corso del periodo oggetto di rendicontazione.
In particolare, per una corretta documentazione contabile occorre predisporre i seguenti documenti:
- elenco delle fatture emesse, ordinate secondo la data della loro emissione;
- elenco delle fatture di acquisto ricevute, in ordine di data;
- altri documenti (buste paga, ricevute, quietanze di pagamento, estratti conto, etc.), in ordine di data.
A cura di Wolters Kluwer