Nell'uso quotidiano della Posta Elettronica Certificata, quando inviamo un messaggio, il sistema produce una serie di ricevute fondamentali nel processo di comunicazione legale. Due in particolare assumono un ruolo cruciale:
- Ricevuta di accettazione: viene generata quando il messaggio è preso in carico dal sistema del gestore PEC del mittente. Conferma che l'email è partita e che il processo di gestione è in corso.
- Ricevuta di avvenuta consegna: certifica che il messaggio è stato depositato nella casella del destinatario. È la prova della corretta consegna, ma non attesta che il messaggio sia stato effettivamente letto dal destinatario.
Altre ricevute, come quella di presa in carico, agiscono più a livello di comunicazione tra server, invisibili all'utente ma fondamentali per il flusso del messaggio.
Avvisi di errori nel processo PEC
A volte, il processo PEC può incontrare problemi. In tali casi, vengono emessi avvisi che segnalano eventuali errori:
- Avviso di mancata accettazione: Indica che il messaggio non è stato accettato dal server del mittente, perché contiene errori formali, come la presenza di destinatari in CCn o allegati non consentiti.
- Avviso di mancata consegna: Comunica che il messaggio non è arrivato al destinatario a causa di problemi tecnici oppure per problemi sulla casella del destinatario come casella piena o non abilitata alla ricezione di messaggi certificati.
- Avviso di presenza virus o malware: alcuni messaggi potrebbero non essere accettati dal gestore mittente o dal gestore destinatario perché viene rilevata la presenza di virus o malware. In tal caso la trasmissione si interrompe per garantire la sicurezza della comunicazione.
- Avviso di mancata consegna per decorrenza termini: si verifica quando il sistema non riesce a consegnare il messaggio entro un termine stabilito.
Interpretazione delle ricevute e degli avvisi
Per mantenere la validità legale e l'integrità delle comunicazioni tramite PEC, è essenziale comprendere queste notifiche. La ricevuta di avvenuta consegna è fondamentale perché assicura che il messaggio è stato consegnato nella casella del destinatario integro nel suo contenuto, attestando anche il giorno e l’orario esatto in cui il messaggio è stato recapitato. Tuttavia, la responsabilità di leggere il messaggio rimane del destinatario. Gli avvisi, invece, informano su eventuali interruzioni, permettendo al mittente di adottare misure correttive tempestive.
Le notifiche generate durante l'uso della PEC sono parte integrante della sua funzione di sistema certificato e garantiscono il controllo completo del processo di comunicazione. Per chi desidera sfruttare al meglio le potenzialità offerte dalla PEC, valutare l’acquisto di un servizio di qualità è fondamentale.
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