Magazine

Strumenti semplici per guidare il cambiamento: che cos’è la PEC

10/04/2019
Che cosa è la PEC e come utilizzarla al meglio
PMIPrivatiProfessionisti
Digitalizzazione, innovazione dei processi, dematerializzazione.
Parole chiave che sempre più spesso e con prepotenza iniziano a popolare le prime pagine dei giornali e rappresentano la chiave di lettura principale di tutte le nuove (e probabilmente anche delle future) norme stabilite dai legislatori.
La direzione è ormai chiara: si va verso un futuro con meno carta e più strumenti digitali. Tuttavia, non c'è da spaventarsi: dietro a questi paroloni si nascondono in realtà strumenti semplicissimi, alla portata di tutti. Un esempio su tutti: la PEC.

Che cos’è la PEC

La PEC o Posta Elettronica Certificata non è altro che un sistema di posta elettronica con caratteristiche peculiari, tali da conferire allo scambio di messaggi tra caselle certificate lo stesso valore legale che ha l’invio di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Sono proprio le logiche su cui si basa la PEC a fornire pieno valore legale allo scambio di messaggi.
Quando si dice che la Posta Elettronica Certificata è in tutto e per tutto assimilabile ad un normale servizio di posta elettronica è esattamente così.

Per ottenere una PEC sarà necessario:
  • acquistare il servizio, che ovviamente dovrà essere fornito da un Gestore Certificato, ovvero un fornitore che può certificare e dimostrare la conformità del servizio all’osservanza di regole specifiche;
  • scegliere il nome della casella e indicare una password;
  • utilizzare la casella creata come una normalissima casella di posta: da un client di posta, da una Webmail oppure da smartphone, con un qualsiasi dispositivo che consenta la connessione a internet.
Inviare un messaggio di posta certificata, quindi, sarà proprio come inviare un normale messaggio di posta elettronica, indicando il destinatario e il testo del messaggio che può o meno contenere allegati.

Se vi state chiedendo cos’è che la distingue da un normale servizio di posta, rispondiamo che è il funzionamento stesso della Posta Elettronica Certificata, come spiegato in questa videopillola:  

 
 

In questo articolo entreremo nel dettaglio del funzionamento di questo particolare sistema di posta, per capire meglio come lavora e che cosa lo rende valido ai fini legali.

Prima di addentrarci nei dettagli tecnici, tuttavia, vediamo da dove nasce e qual è al momento la diffusione di questo sistema di comunicazione.

L’iter legislativo della PEC

Nel 2003 già si parlava di digitalizzazione e innovazione nelle aziende ed è questo l’anno in cui il concetto di Posta Elettronica Certificata ha fatto il suo primo ingresso nel linguaggio dei legislatori.
Con la Circolare 49 del 24/11/2005, il CNIPA ha stabilito per la prima volta i requisiti che devono avere i soggetti che si propongono come gestori del servizio PEC e nel 2006 sono stati sanciti i criteri per effettuare controlli di qualità sui fornitori di posta elettronica certificata.
Ma la svolta è avvenuta nel 2009 quando la PEC, per la prima volta, viene istituita come obbligatoria per un numero elevatissimo di soggetti.
Il Decreto Legge 185/08, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, ha infatti istituito l’obbligo di registrare una propria casella di Posta Elettronica Certificata per società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni, seguito poi dall’art. 5 del decreto legge 18 ottobre 2012 che ha allargato l’obbligo anche nei confronti delle ditte individuali.
Ad oggi, quindi, tutti questi soggetti sono obbligati dalla legge alla registrazione di un indirizzo PEC presso il Registro delle imprese, all’albo delle imprese italiane oppure agli Ordini di appartenenza.
Secondo i dati pubblicati dall’Agenzia per l’Italia digitale, a dicembre 2018, sono quasi 10 milioni le caselle PEC attive per un totale di quasi 350 milioni di messaggi certificati scambiati soltanto nel sesto bimestre 2018.
Questi numeri sono troppo grandi per poter definire la PEC come l’ennesimo adempimento burocratico e manifestano un reale interesse da parte dei cittadini italiani, siano essi aziende, PA o privati, verso questo strumento.
Addentriamoci ora nei dettagli tecnici per capire esattamente come funziona lo scambio di messaggi tra caselle certificate.

Come funziona la PEC

Abbiamo già detto che la PEC funziona esattamente come una casella di posta elettronica:
  • viene inserito il destinatario;
  • viene composto il messaggio dell’email;
  • viene inviato il messaggio.
È proprio dopo l’invio che inizia quel particolare processo che fa sì che il mittente della comunicazione riceva una serie di notifiche che, al pari della ricevuta di ritorno della raccomandata, lo informano sull’esito dell’invio.
Una volta scritto e inviato il messaggio, questo viene automaticamente racchiuso in una busta virtuale, che in gergo tecnico si chiama “busta di trasporto” sulla quale il gestore di posta del mittente appone una firma elettronica. Allo stesso tempo, il mittente riceverà la prima notifica del processo: la “ricevuta di accettazione”.
In questo modo viene garantita la provenienza del messaggio e la sua inalterabilità: da questo momento il messaggio non potrà essere né aperto né modificato o alterato fino a che non verrà consegnato al destinatario.
Il messaggio arriverà quindi sui server del Gestore di posta del destinatario, che effettuerà un controllo su firma e provenienza del messaggio, per verificare che il mittente sia sicuro e il messaggio possa essere consegnato.
Se i controlli hanno esito positivo, il messaggio viene consegnato nella casella del destinatario, inviando contemporaneamente al mittente la notifica email di “ricevuta di avvenuta consegna”.
Questa è una delle notifiche più importanti in quanto attesta, non solo il recapito del messaggio, ma anche l’oggetto della consegna e data e ora certa in cui questa è stata eseguita, proprio come la ricevuta di ritorno delle tradizionali raccomandate.
Naturalmente tutte queste operazioni vengono eseguite in una successione rapidissima: nel tempo dell’invio di un messaggio di posta, come spiegato all’interno della videopillola.

 
 

È chiaro quindi come la PEC sia uno strumento utilissimo non solo per le aziende ma anche per i privati cittadini, che avranno così uno strumento facile da usare ed estremamente economico, in grado di ottimizzare e velocizzare noiose procedure burocratiche.
Le Pubbliche Amministrazioni, le aziende, i professionisti hanno già iniziato a sfruttare i vantaggi della PEC per le loro attività, diventando esempi virtuosi di quanto sia facile innovare, modernizzare e digitalizzare processi manuali ormai obsoleti.


Ne sono un esempio il Consiglio Nazionale degli Architetti e l’Arpat  che hanno già iniziato a integrare soluzioni innovative sfruttando i vantaggi della digitalizzazione e abbassando notevolmente i costi di gestione.


Prodotto menzionato
PEC
Scopri