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L’uso della PEC nell’emergenza da Covid-19

20/04/2020
L’uso della PEC nell’emergenza da Covid-19
In questo periodo di emergenza sanitaria il Governo ha imposto forti limitazioni alla libertà di movimento dei cittadini. Com’è possibile, dunque, garantire la continuità di determinati servizi e, nello stesso tempo, il “distanziamento sociale” attuato dalle disposizioni governative? Le soluzioni digitali, assieme allo smart working, consentono l’abbattimento delle distanze fisiche e, di conseguenza, permettono lo svolgimento di tali servizi in tutta sicurezza. In particolare, la PEC è stata adottata anche da molte Istituzioni per far fronte all’emergenza sanitaria e agevolare cittadini, imprese e Pubbliche Amministrazioni.

Il nostro Paese si trova in una situazione di emergenza sanitaria e una delle misure per riuscire a contrastare la diffusione del virus Covid-19 (Coronavirus) è imporre a cittadini, lavoratori e professionisti di mettere in pratica il c.d. “distanziamento sociale”.
In questo contesto, le soluzioni digitali, insieme al lavoro in smart working (o lavoro agile), possono consentire alle aziende, ai professionisti, ma anche ai privati cittadini, di abbattere le distanze fisiche e continuare a collaborare con i propri colleghi, con i clienti e i fornitori, con le pubbliche amministrazioni, etc., permettendo, così, una continuità operativa atta a minimizzare gli effetti dannosi di questo “lockdown” (confinamento).
Nello specifico, l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (con la quale è possibile inviare digitalmente, da qualsiasi luogo, comunicazioni e documenti di qualsiasi formato con pieno valore legale, al pari di una raccomandata con avviso di ricevimento), diventa uno strumento più utile che mai. Lo comprendono bene anche le Istituzioni, tanto da arrivare a comunicare in modo ufficiale come la normale prassi nello svolgimento di determinate attività, possa essere sostituita o affiancata da procedure di emergenza che prevedono, appunto, l’utilizzo della PEC.
Vediamo, nel dettaglio, alcuni dei principali provvedimenti presi a livello nazionale.

Segnalazione in prefettura da parte delle aziende che non fanno parte dell’elenco delle imprese che possono rimanere aperte indicato dal Governo durante il periodo di quarantena, dell’intenzione di rimanere aperti per validi motivi

Secondo quanto disposto dall’art. 2 del D.P.C.M. 10 aprile 2020, sono state sospese tutte le attività produttive e commerciali tranne:
- le imprese il cui codice ATECO corrisponde a uno di quelli indicati nell’allegato n. 3 al decreto;
- le imprese operanti nel settore dell'industria dell'aerospazio, della difesa e delle altre attività di rilevanza strategica per l'economia nazionale, autorizzate alla continuazione;
- le aziende che erogano servizi essenziali o di pubblica utilità, definiti dalla legge n. 146/1990.
Nel caso in cui una impresa non faccia parte di una delle tre categorie di cui sopra (e non si occupi nemmeno di attività di produzione, trasporto, commercializzazione e consegna di farmaci, tecnologia sanitaria e dispositivi medico-chirurgici, nonché di prodotti agricoli e alimentari, che sono sempre consentite), ma si occupi di attività funzionali ad assicurare la continuità delle filiere produttive in cui operano le imprese sopra indicate, ha la facoltà di inviare una comunicazione in Prefettura dell’intenzione di rimanere aperti per validi motivi. Ovviamente nella comunicazione devono essere specificate sia l’ubicazione dell’attività produttiva sia l’elenco delle aziende servite. Le richieste devono pervenire all’indirizzo PEC della prefettura: il solo invio della comunicazione garantisce, di fatto, la legittimità dell’esercizio dell’attività stessa; in ogni caso, il prefetto può decidere di sospenderla se ritiene che le condizioni di deroga non sussistano.
Inoltre, sempre previa comunicazione al Prefetto della provincia ove è ubicata l'attività produttiva, sono consentite le attività degli impianti a ciclo produttivo continuo dalla cui interruzione derivi un grave pregiudizio all'impianto stesso o un pericolo di incidenti.

Semplificazione dell’invio di memorie o documenti aggiuntivi in ambito ricorsi

Con il provvedimento della Corte di Cassazione n. 36 del 13 marzo 2020, emanato per far fronte all’emergenza Covid-19 a seguito dell’entrata in vigore del D.P.C.M. 11 marzo 2020, la Corte di Cassazione dispone una serie di semplificazioni tra cui quella inerente alle modalità di invio di memorie e di documenti aggiuntivi in ambito ricorsi.
In condizioni “normali”, infatti, questi atti devono essere depositati dai difensori presso la Segreteria della Corte; con la semplificazione introdotta, invece, i difensori possano far pervenire alla Corte le memorie o i motivi aggiunti a mezzo PEC.
Per il momento questa semplificazione è valida solo per i ricorsi da trattare nel periodo 23 marzo - 31 maggio 2020, ma è probabile che il periodo sia esteso qualora dovessero essere prolungate le misure di contenimento da parte del Governo.

Disposizione IVASS in merito ai termini di risposta ai reclami

Al fine di assicurare un esame accurato dei reclami e delle richieste di informazioni avanzate dagli assicurati in questo straordinario momento di emergenza sanitaria, l’IVASS ha concesso alle compagnie assicurative una dilazione dei termini previsti dai vigenti regolamenti:
- si passa dai previsti 45 giorni a 75 giorni per dare riscontro ai reclami;
- le risposte alle richieste di informazioni della clientela passano, invece, dagli attuali 20 giorni a 35 giorni.
Tuttavia, pur non facendo esplicito riferimento all’utilizzo delle Posta Elettronica Certificata, l’IVASS invita le imprese assicurative a garantire il massimo impegno nell’assistere i propri clienti nel più breve tempo e nel miglior modo possibile. Va da sé che la PEC in questi casi è lo strumento che coniuga tempi di risposta più veloci con modalità conformi alle disposizioni IVASS.

Semplificazione delle modalità operative per il disbrigo di pratiche relative ai fermi amministrativi, pignoramenti, sequestri e ipoteche di autoveicoli

Sempre nell’ambito del mantenimento della continuità operativa dei principali servizi di pubblica utilità in questo periodo di emergenza Covid-19, privati cittadini e avvocati potranno richiedere via PEC o e-mail agli Uffici del Pubblico Registro Automobilistico (PRA) alcune pratiche automobilistiche indifferibili e urgenti.
Si tratta di modalità operative eccezionali, che fanno parte di un “pacchetto” di iniziative messe in campo dall’ACI per eliminare gli spostamenti fisici sul territorio, favorire lo smart working degli operatori del PRA e garantire la continuità dei servizi.
In particolare, per la cancellazione di fermi amministrativi e pignoramenti, privati cittadini e avvocati potranno operare con le seguenti modalità:
- fermi amministrativi: i privati cittadini potranno richiedere con PEC o con una normale e-mail all’ufficio provinciale del PRA la cancellazione di fermi amministrativi di veicoli a loro intestati se il provvedimento di revoca è stato emesso prima del 1° gennaio 2020 (per i provvedimenti emessi dopo tale data, la cancellazione viene effettuata direttamente d’ufficio dal concessionario della riscossione).
- pignoramenti, sequestri e ipoteche giudiziali: gli avvocati, invece, potranno richiedere solo mediante PEC iscrizioni e cancellazioni di pignoramenti e sequestri su istanza di parte (per esempio i sequestri conservativi), trascrizioni e cancellazioni di domande giudiziali, iscrizioni di ipoteche giudiziali.

Indicazioni dell’Agenzia delle Entrate su accertamenti con adesione, istanze di accordo preventivo e patent box

A seguito delle circolari n. 6/E del 23 marzo 2020 e n. 7/E del 27 marzo 2020, l’Agenzia delle Entrate ha fornito una serie di indicazioni circa l’applicazione delle misure urgenti connesse all’emergenza epidemiologica da Covid-19 sancite dal D.L. n. 18/2020.
Per quanto concerne l’utilizzo di strumenti informatici come la PEC, con riferimento ai procedimenti di accertamento con adesione e accordo preventivo e alla presentazione di istanze di patent box (la procedura di accordo preventivo connessa all’utilizzo di determinati beni immateriali), in un’ottica di “collaborazione e buona fede” tra fisco e contribuente, l’Agenzia ha delineato procedure di gestione finalizzate principalmente a tutelare la salute dei dipendenti e dei cittadini, evitando contatti fisici e spostamenti.
Ciò si concretizza attraverso la gestione del procedimentoa distanza” (inoltro/ricezione di documentazione utilizzando strumenti informatici) privilegiando, laddove disponibile per il contribuente, l’impiego di posta elettronica certificata e di firma digitale: si tratta di strumenti che i professionisti abilitati alla difesa e alla rappresentanza dei contribuenti presso gli uffici hanno oramai da tempo iniziato ad utilizzare e per i quali hanno acquisito sufficiente dimestichezza.

A cura di Wolters Kluwer