Cosa vuol dire essere un’azienda digitale? In che modo l’ultimo biennio ha cambiato lo scenario della collaborazione a supporto di una maggiore e migliore produttività?
Dematerializzazione e
processi digitali sono due concetti che vanno sempre più di pari passo. L’uno integra l’altro, quando l’obiettivo di una compagnia va nella direzione di
ottimizzare i propri flussi informativi, abbracciando tecnologie che possono
velocizzare le operazioni,
ridurre gli errori e
affrontare criticità più o meno previste.
La digitalizzazione presuppone un
cambiamento di prospettiva, un’
evoluzione del trattamento delle dinamiche di gestione che tocca l’azienda nella sua interezza. Spesso si tratta di un approccio che ha poco a che vedere con le innovazioni tecnologiche ma che riguarda soprattutto la
cultura interna di un’impresa. All’insegna della migliore
integrazione, l’accelerazione al digitale ha favorito la cultura della dematerializzazione. Le tecnologie hanno cambiato i tempi e i modi della relazione e del business, abituandoci a interagire in modo diverso e più velocemente.
Non è un caso se gli addetti ai lavori accostino spesso i termini
gestione documentale, paperless e
lavoro agile. Chi aveva accolto la
dematerializzazione in tempi non sospetti, aveva ben inteso i benefici derivanti non solo dall’abbandono della carta ma anche dell’utilizzare piattaforme abilitanti la condivisione digitale, la collaborazione da remoto e, di conseguenza, l’
adozione del cloud, con modalità magari basilari ma non per questo meno impattanti il business, in positivo.
Nella dimensione paperless,
la gestione documentale diventa un processo che aiuta i lavoratori a gestire in modo più efficiente e rapido i flussi informativi, promuovendo logiche in linea con ciò che oggi la tecnologia ci offre. Le informazioni digitali, slegate dal tempo e dello spazio, diventano dati di valore che passano da smartphone a tablet in maniera semplice e dinamica, senza soluzione di continuità. Un altro beneficio è rappresentato dalla
standardizzazione dei servizi che, di per sé, producono maggiore efficienza nei contesti di riferimento, che siano pubblici o privati. Basti pensare all’
ottenimento di certificati e all’invio di questi da un ente all’altro, anche a distanza di centinaia di chilometri.
Ma non solo: il processo di dematerializzazione permette di includere il
valore giuridico e legale dei documenti convertiti in digitale o prodotti direttamente al computer, assolvendo anche ai fondamentali
requisiti di sostenibilità a cui tutti, in un modo o nell’altro, siamo chiamati a rispondere. La digitalizzazione dei documenti permette a dipendenti e collaboratori di accedere ai documenti, modificarli e soprattutto approvarli nella maniera più semplice e diretta possibile, in formato digitale, utilizzando una soluzione di firma più immediata, funzionale e sicura. Il digitale, insomma, abilita una
gestione end-to-end virtuosa e più
efficiente.
In tal senso, un ruolo importante è svolto dal
legislatore, che già da tempo ha previsto, sebbene con i tempi non rapidissimi della burocrazia italiana, il passaggio dalla carta al formato elettronico, con le linee guida del piano e-gov più o meno recepite dalle amministrazioni locali. Anche sotto questo punto di vista, un limite è rappresentato dalla formazione degli operatori, dalla non rara difficoltà nell’approcciarsi a nuovi strumenti che, come la
firma digitale e la
posta certificata, hanno già dimostrato di poter far compiere al Paese un salto decisivo verso uno svecchiamento dei sistemi.
Non prevedere un cosiddetto “
re-skill” delle competenze rischia di creare colli di bottiglia che finiscono col rallentare tutta l’organizzazione. Una criticità che, una volta superata, rende la dematerializzazione un percorso meno delicato da intraprendere, un punto di partenza da cui non si può più tornare indietro.
Per approfondire l’argomento,
scarica l’e-guide “Dai servizi di certificazione ai trust services”.