Con l’introduzione della
fatturazione elettronica, il concetto di fattura è mutato profondamente. Quello che prima era un documento scambiato tra venditore e acquirente, infatti, è diventato qualcosa che il venditore emette di fatto nei confronti dello Stato, il quale lo farà poi recapitare all’acquirente. Il primo passaggio è sui server dell’Agenzia delle Entrate, al fine di ridurre l’evasione fiscale e rendere più trasparenti e verificabili i passaggi di denaro tra le parti.
Questa novità ha reso però intangibile la fattura, per la quale non c’è più di fatto alcun obbligo di stampa: passa tutto attraverso servizi dedicati (come quello di Aruba), PEC e codici SDI, senza che alcuna segreteria debba provvedere ad alcunché. Tuttavia il poter avere a disposizione la fattura è in realtà cosa utile per molti motivi, il che ha reso la "fattura proforma" uno strumento ancor più fruibile di quanto già non fosse in passato.
Fattura proforma: cos’è e a cosa serve
La fattura proforma non ha alcun valore fiscale, la sua produzione, pertanto, non genera vincoli, né obblighi, né ha alcuna incidenza in quanto a tassazione, fiscalità o obblighi IVA.
La sua utilità è molto più pragmatica ed è circoscritta a una serie di casistiche che prevedono l’uso del documento “proforma” come mezzo per migliorare e accelerare il rapporto tra le parti durante la conclusione della compravendita del prodotto o servizio.
Alcuni casi in cui la fattura proforma può tornare utile:
- per consegnare al committente un documento da poter visionare per accelerare le procedure di pagamento prima che la fattura elettronica venga emessa;
- per consegnare al cliente il prezzo definitivo, con emissione della fattura reale soltanto a pagamento avvenuto;
- per consegnare al cliente un documento anticipatorio sul quale poter discutere di ogni dettaglio, evitando l’emissione di una fattura per qualche motivo imprecisa e che costringerebbe in seguito a discussioni, storni e altre complicazioni.
Le casistiche possono essere molte, insomma, ma in ogni caso le motivazioni sono di natura pragmatica: di per sé il documento non ha valore fiscale ed è esclusivamente appannaggio del miglior rapporto possibile tra chi la emette e chi la riceve durante la delicata fase del pagamento.
Come si compila una fattura proforma?
Il servizio
Fatturazione Elettronica di Aruba consente la creazione semplificata di una fattura proforma attraverso una
modalità di compilazione che è del tutto similare a quello per la fatturazione elettronica. Il sistema richiede infatti di scegliere il destinatario della proforma (sfruttando l’anagrafica già presente a sistema), la tipologia del cliente (privato/PA), la data del documento e i dati relativi ai prodotti da inserire nella proforma (descrizione, quantità, prezzo, scontistica applicata, IVA). Il numero progressivo è automatico e basato sulle fatture proforma già precedentemente registrate, così da rendere il documento del tutto univoco e rintracciabile per ogni necessità. Tale numero non segue la numerazione delle fatture ufficiali, dalle quali le proforma sono completamente indipendenti.
Il modulo richiede inoltre di compilare altri elementi opzionali quali ritenute, cassa previdenziale o dati di trasporto, con la possibilità di allegare anche altri documenti (ad esempio un preventivo, una scheda tecnica o quant’altro relativo alla commessa). Gran parte di questi dettagli sono già definiti a monte attraverso le impostazioni configurate, dunque la procedura risulta essere nei fatti estremamente rapida e snella.
A questo punto la fattura proforma è completa: la si può salvare, per poterne fare l’uso desiderato in seguito, oppure si può fare in un solo passaggio “Salva e invia” per mandare direttamente la fattura al cliente via email. Si può inviare la proforma sia da un indirizzo email di Aruba che dal proprio, configurando il proprio server SMTP all’interno del pannello del servizio.
Alla ricezione del pagamento da parte del cliente, si può indicare che la fattura proforma è stata pagata e si può procedere all’emissione della relativa fattura elettronica, generandola in modo facile e veloce a partire dalla proforma e senza quindi dover inserire nessun dato aggiuntivo. I due documenti risulteranno collegati fra loro all’interno del sistema e accessibili dall’anagrafica del cliente a cui sono stati inviati.
In questo filmato sono riassunti tutti i passaggi della compilazione, per rendere ancor più esplicito quanto la creazione possa essere semplice e pensata per produrre il documento con la massima precisione e il minimo margine di errore: