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Sistemi utili per la gestione accentrata di e-fatture inviate e ricevute

14/09/2020
Sistemi di gestione delle fatture elettroniche
PMIPrivatiProfessionistiPubblica Amministrazione
La storia che ha portato all’introduzione e diffusione della fatturazione elettronica ha inizio nel 2015, anno in cui è scattato ufficialmente l’obbligo di fatturazione elettronica per le Pubbliche Amministrazioni.
Il processo di introduzione della nuova tecnologia ha poi subito un rallentamento, fino al 2018, quando l’argomento fatturazione elettronica è tornato nelle agende dei legislatori portando il primo obbligo normativo per i privati.
La seconda metà del 2018, infatti, ha reso la fatturazione elettronica obbligatoria per subappaltatori e subcontraenti nel quadro di un contratto stipulato con la Pubblica Amministrazione (luglio 2018) e per i venditori “Tax Free” (settembre 2018).

Il punto di svolta, tuttavia, si è avuto il 1 gennaio 2019, data dell’ufficializzazione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati.
L’introduzione dell’obbligo ha così dato via a nuovi processi e modalità organizzative, generando allo stesso tempo nuove necessità.
Pensiamo ad esempio al bisogno di spazi e piattaforme uniche per la gestione dei sistemi di fatturazione o alle nuove caratteristiche per velocizzare e rendere più efficiente il lavoro.

In questo quadro si inserisce la comoda funzionalità di import fatture prevista dalla Fatturazione Elettronica di Aruba.

Le modalità di ricezione di fatture elettroniche

Fin dall’entrata in vigore della nuova normativa, anche al fine di facilitarne e garantirne la diffusione, il legislatore ha previsto diverse modalità, tutte valide e a norma, per la circolazione di fatture elettroniche: PEC, software e sistemi diretti dell’Agenzia delle Entrate, integrazione con software specifici di intermediari accreditati, Codice Destinatario.
Insomma, le modalità per inviare e ricevere fatture sono diverse ed eterogenee. Alcuni punti però rimangono fermi e accomunano il nuovo processo, a prescindere dalle modalità di invio e ricezione dei documenti:
  • Il file fattura in formato XML,
  • La trasmissione dei documenti al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, preposto al controllo e smistamento delle fatture elettroniche,
  • L’obbligo di conservazione a norma delle fatture emesse e ricevute e delle relative notifiche e file metadati.

L’obbligo di conservazione a norma di fatture

La Legge di Bilancio 2018 aveva dettato anche requisiti specifici riguardanti l’obbligo di conservazione a norma, non solo da parte di tutti coloro che emettono fatture elettroniche, ma anche da parte di chi ne riceve, compresi gli esclusi dall’obbligo di emissione, qualora questi ultimi scelgano invece di ricevere e-fatture tramite Codice Destinatario o un indirizzo PEC.
Vuoi per l’eterogeneità dei metodi di invio e ricezione, vuoi per il tempo ormai trascorso che ha reso coloro che hanno a che fare con la fatturazione elettronica più consapevoli del processo e dei sistemi che possono venire in loro aiuto per la gestione, ad oggi, sono probabilmente moltissime le realtà che hanno modificato le loro modalità di invio, ricezione e conservazione e che quindi necessitano, non solo di accentrare la propria attività contabile, ma anche di scegliere il software più adatto alle loro esigenze.
Senza dimenticare la necessità di identificare strumenti che consentano la conservazione a norma di fatture inviate e ricevute e dei relativi file metadati e notifiche, soprattutto nel caso in cui siano (o siano stati) inviati e ricevuti utilizzando metodi che non prevedono la conservazione automatica dei documenti (ad esempio la PEC).

Fatturazione Elettronica di Aruba: modalità per importare fatture, anagrafiche e prodotti

È per questo che Aruba ha integrato nel proprio software di Fatturazione Elettronica la funzionalità di Import fatture inviate e ricevute, prodotti e servizi e clienti.

Import di fatture

Grazie alla comoda funzionalità di Import fatture, possono essere importate all’interno di Fatturazione Elettronica di Aruba tutte le fatture già transitate da SDI che siano state inviate o ricevute tramite PEC, utilizzando altri servizi di fatturazione elettronica o presenti all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Sia le fatture inviate sia quelle ricevute, devono essere corredate rispettivamente dalle notifiche SdI e file metadati per poter essere accettate dal sistema ed essere così caricate e gestite attraverso Fatturazione Elettronica.
Per rendere ancora più semplice l’operazione di import delle fatture inviate e ricevute, Aruba ha messo a disposizione dei propri clienti due comode videoguide che illustrano nel dettaglio la semplice procedura da seguire per caricare le fatture sul sistema.


Come importare fatture ricevute

Una volta caricate, queste saranno rese disponibili all’interno della sezione “Fatture inviate” o “Fatture ricevute”, in base al tipo di fattura caricato e saranno opportunamente distinte dalle altre tramite un simbolo.
Una volta caricate le fatture con la semplice modalità descritta all’interno della guida, il sistema analizzerà le informazioni presenti e, in mancanza della data di invio o ricezione delle fatture, consentirà l’inserimento della data in modalità singola o massiva, così da avere tutte le informazioni complete.

Import di anagrafiche clienti e prodotti

Il sistema consente inoltre di caricare anagrafiche clienti e prodotti, anche in modo massivo, attraverso file CSV, XML oppure XLSX.
Anche in questo caso, successivamente al caricamento dei file, un sistema di controllo eseguirà le opportune verifiche affinché all’interno di Fatturazione Elettronica vengano salvate in modo corretto per l’utilizzo e riportino tutte le informazioni necessarie e obbligatorie.

Vantaggi del sistema di importazione di Aruba

Sono diversi i vantaggi di un sistema di importazione automatica di dati, vediamone alcuni:
Accentramento dell’attività contabile
L’importazione di fatture inviate e ricevute con modalità eterogenee su un unico strumento consente di accentrare la gestione di tutti i documenti contabili che riguardano una determinata Partita IVA, sia in qualità di cedente, sia in qualità di cessionario.
In questo modo, su Fatturazione Elettronica di Aruba saranno presenti sia le fatture inviate sia quelle ricevute che potranno essere, non solo gestite dal titolare del servizio, ma anche da eventuali utenti aggiuntivi che si sceglierà di aggiungere a Fatturazione Elettronica o condivise direttamente con il commercialista grazie all’account gratuito che è possibile creare.
Sarà inoltre possibile caricare interi cataloghi di prodotti e servizi con un’unica semplice operazione ma anche riportare ed accentrare la gestione dei propri clienti, senza il rischio di perdere o modificare contenuti con operazioni di copia-incolla.
Passaggio al sistema di Fatturazione Elettronica di Aruba: perché conviene
Il sistema di import rende estremamente semplice scegliere e passare alla Fatturazione Elettronica di Aruba anche se fino a questo momento sono stati utilizzati sistemi diversi per la gestione delle e-fatture.
Tra le tante caratteristiche del sistema di Fatturazione Elettronica di Aruba, ricordiamo in particolare:
  • Il prezzo estremamente competitivo dato che il servizio viene fornito con 1 GB di spazio a disposizione per contenere fino a 100.000 fatture dal peso media di 10 GB.
  • Con la Fatturazione Elettronica di Aruba, è possibile far collaborare direttamente online il proprio commercialista che in ogni momento può creare un account gratuito da collegare al servizio per la gestione delle fatture, in base ai permessi di accesso impostati e controllati dal titolare del servizio.
  • La Fatturazione Elettronica di Aruba garantisce inoltre la possibilità di configurare soluzioni multiutente grazie alla presenza del servizio “Utenti aggiuntivi”. In ogni momento è possibile acquistare utenti che, con un loro accesso personale, possono operare in autonomia sullo stesso Pannello del titolare, in base ai permessi di accesso che questi vorrà fornirgli.

Conservazione a norma delle e-fatture
Non è da dimenticare il fatto che il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba comprende anche la conservazione a norma dei documenti con la possibilità di eseguire il download in caso di richiesta di esibizione.