Un’azienda di produzione o di commercializzazione di beni utilizza, per la vendita dei propri prodotti, una serie di documenti: dal preventivo, alla conferma dell’ordine, al documento di trasporto fino all’emissione della fattura.
Il ciclo attivo di un’azienda che produce o commercializza dei beni comincia con le varie attività che riguardano le strategie commerciali, per esempio prima di tutto, la ricerca di nuovi clienti. In tale contesto un tool software a supporto del ciclo attivo consente di verificare in tempo reale i prospect e profilarli in base a vari criteri (preferenze, rating, rischio di credito, etc.).
La procedura del ciclo attivo include poi la
gestione documentale di tutto quel che occorre, dal preventivo alla fatturazione e alla registrazione di un pagamento:
- preparazione e condivisione del preventivo;
- ricezione, registrazione e conferma dell’ordine;
- evasione dell’ordine: spedizione dei beni (accompagnati dal DDT);
- emissione della fattura;
- incasso e registrazione del pagamento.
Contatto con il cliente
Per giungere alla vendita di beni si parte sempre dal contatto con il cliente che può essere di due tipi:
- pro-attivo (il cliente potenzialmente interessato a beni offerti viene contattato dal commerciale di riferimento);
- reattivo (il cliente si rivolge all’azienda a seguito di passaparola, pubblicità, acquisti fatti in passato, etc.).
Mantenere continue relazioni con i clienti e assicurare un ottimo livello di soddisfazione è fondamentale per il business di ogni azienda. La crescita economica è direttamente proporzionale al numero dei clienti fidelizzati che sono soddisfatti dei prodotti e servizi che acquistano.
Preparazione e condivisione del preventivo
Il cliente interessato all’acquisto di un determinato prodotto chiede un preventivo.
Il preventivo è la fase più cruciale di tutto il processo di vendita, ma anche lo strumento più efficace per
comunicare l’offerta al cliente.
Il documento dovrebbe essere estremamente chiaro e garantire la massima trasparenza sui seguenti elementi chiave:
- prezzi;
- descrizione dei prodotti offerti;
- modalità di pagamento.
Il cliente, dopo aver valutato il preventivo, può decidere di rinunciare all'acquisto oppure effettuare un ordine.
Ricezione, registrazione e conferma dell’ordine
Una volta ricevuto l’ordine, vengono attuate le seguenti operazioni:
- controllo dell’affidabilità del cliente (soprattutto se si tratta di un nuovo cliente);
- verifica della disponibilità della merce alla data richiesta per la consegna.
Se i controlli danno esito positivo l’ordine viene confermato al cliente con l’indicazione della data di consegna prevista e viene registrato nel software gestionale.
Evasione dell’ordine e spedizione
Con “evasione dell’ordine” si intende la serie di attività necessarie per consegnare la merce al cliente. Un ordine può essere evaso dalle scorte esistenti a magazzino oppure producendo direttamente o indirettamente i beni richiesti.
Solitamente l’ufficio vendite invia l’ordine al magazzino. Quest’ultimo provvede a emettere il
documento di trasporto e a effettuare la spedizione della merce all'indirizzo del cliente.
Emissione della fattura
L’amministrazione effettua un controllo dei dati riportati nell'ordine e nel documento di trasporto ed esegue la fatturazione.
Normalmente l’impresa emette il
documento di trasporto al momento della
spedizione della merce e, successivamente, emette una fattura che prende il nome di
fattura differita (da emettersi entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui sono state effettuate le spedizioni/consegne dei beni).
Tuttavia, essa può procedere anche all'emissione della fattura nel momento di effettuazione dell’operazione stessa: in questo caso si parla di
fattura immediata e non c’è bisogno di emettere il documento di trasporto.
Incasso e registrazione di pagamento
Il ciclo attivo, normalmente, si conclude con il pagamento da parte del cliente delle somme dovute per la merce acquistata o il servizio richiesto.
Il pagamento può avvenire a varie scadenze:
- anticipato: viene effettuato prima che la merce venga consegnata o prima che il servizio sia prestato;
- alla consegna: viene effettuato nel momento in cui la merce giunge a destinazione o alla prestazione del servizio;
- differito: viene effettuato decorso un termine di circa 30, 60 o 90 giorni dalla data di consegna/spedizione.
A cura di Wolters Kluwer