L’obbligo di comunicare il proprio domicilio digitale - introdotto dal D.L. Semplificazioni n. 76/2020 per imprese (individuali e in forma societaria) e professionisti (avvocati, notai, veterinari, ostetriche, etc.) iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato - non riguarda l’amministratore di condominio, categoria professionale non regolamentata non tenuta a iscriversi al registro delle imprese né ad albi e collegi. Ciò vale però solo se l’amministratore di condominio svolge l’attività in forma individuale; l’obbligo scatta invece per la forma societaria e per il professionista iscritto all’albo (già tenuto ad attivare la PEC, come l’avvocato, il geometra o il commercialista) che sia anche amministratore di condominio.
L’amministratore di condominio si occupa della gestione e del funzionamento di un condominio e ha il compito, tra le altre cose, di eseguire le deliberazioni dell’assemblea condominiale, di far rispettare il regolamento, disciplinare l’uso delle cose comuni, riscuotere i contributi ed erogare le spese necessarie per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio.
La principale normativa di riferimento per lo svolgimento di queste e delle altre attività inerenti alla
gestione condominiale è rappresentata dalle leggi 11 dicembre 2012, n. 220 (modifiche alla disciplina del condominio negli edifici) e 14 gennaio 2013, n. 4 (disposizioni in materia di professioni non organizzate), dagli articoli 1129, 1130, 1131 del Codice civile nonché dall’art. 71-bis disposizioni di attuazione del Codice civile.
Obbligo del domicilio digitale per l’amministratore/società
Da alcuni anni la legge ha riconosciuto la possibilità di attribuire il compito di gestire il condominio anche a un amministratore che abbia la forma di persona giuridica e non più soltanto di una persona fisica.
Alla stregua di ciò, ha l’
obbligo di dotarsi di un proprio
domicilio digitale (nei fatti, di una
PEC):
- l’amministratore di condominio che sia anche un professionista iscritto in elenchi o albi (ad esempio, avvocati, geometri o commercialisti) e questo perché la professione richiede già che il soggetto, per iscriversi a un albo, debba dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata;
- l’amministratore di condominio che svolga l’attività in forma societaria (società di capitali o persone);
- l’amministratore di condominio che svolga l’attività in forma professionale e commerciale.
Non è invece obbligato a dotarsi di un proprio domicilio digitale l’amministratore di condominio che sia una persona fisica e non eserciti l’attività di amministrazione condominiale in forma di impresa, individuale o societaria.
Comunque, anche l’amministratore che non è tenuto al possesso della PEC (perché non ha l’obbligo di iscrizione al registro delle imprese o perché non appartiene ad albi o collegi), può comunque ritenere
utile dotarsi del domicilio digitale, per
semplificare e
gestire meglio i suoi
rapporti con fornitori e clienti.
L’utilità della PEC nell’attività condominiale
Al di là dell’obbligo o meno dell’amministratore di condominio di dotarsi della PEC, quest’ultima è uno strumento molto utile da impiegare nell’ambito dell’attività di
gestione del condominio e della
corrispondenza tra amministrazione e condomini.
In concreto, la PEC può essere utilizzata in tutti i quei casi in cui l’amministratore normalmente invia comunicazioni ai condòmini tramite lettera raccomandata A.R.: si pensi alla convocazione dell’assemblea condominiale oppure all’invio di solleciti di pagamento, di preventivi e rendiconti.
La sostituzione della lettera cartacea con la PEC contribuirebbe alla
riduzione sia delle spese postali (se non addirittura a una sua completa cancellazione), sia dei costi relativi a
carta e
cancelleria che l’amministratore addebita ai condomini.
Ad esempio, l’utilizzo della PEC “taglierebbe” il costo (addebitato ai singoli condomini) dell’invio sia del classico plico cartaceo (spesso corposo) che l’amministratore invia ai condomini per la convocazione dell’assemblea condominiale (nel quale ritroviamo tutti gli allegati utili alla discussione quali i bilanci consuntivo e preventivo), sia della successiva missiva con il verbale di quanto deliberato con allegato il prospetto delle rate approvate.
Si eliminerebbe inoltre l’incombenza del ritiro delle raccomandate presso l’ufficio postale nell’ipotesi di assenza alla consegna.
Peraltro, la PEC rientra adesso tra le modalità che possono essere utilizzate dall’Amministratore per inviare l'
avviso della convocazione dell'assemblea condominiale, mentre non risulta contemplata la possibilità di utilizzare l’e-mail ordinaria.
In dettaglio, il nuovo art. 66 delle Disposizioni di attuazione al Codice Civile contempla espressamente che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale “contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata,
posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa” (art. 66, comma 2).
Ovviamente, con riferimento a tale ipotesi sarebbe opportuno che anche i
condòmini - quali destinatari di tali comunicazioni - fossero
provvisti di PEC al fine di poter beneficiare pienamente dei vantaggi offerti da questo strumento.
Infatti, avremo conseguenze diverse in base al fatto che i condomini siano o meno titolari di una PEC:
- l’invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata (nel nostro caso, da parte del mittente/amministratore di condominio) a un destinatario (condòmino) che sia a sua volta dotato di casella di posta certificata fa sì che il mittente riceva una “ricevuta di avvenuta consegna” (analoga alla ricevuta di ritorno della lettera raccomandata A.R.) garantendo che il messaggio abbia raggiunto la sua destinazione;
- l’invio di un messaggio di Posta Elettronica Certificata (da parte del mittente/amministratore) alla casella di posta elettronica ordinaria del condòmino non genererà la ricevuta di avvenuta consegna (il condòmino/destinatario potrà comunque rispondere qualora la casella PEC del mittente sia configurata per ricevere messaggi di posta ordinaria; in caso contrario, riceverà una notifica di anomalia).
A cura di Wolters Kluwer