Perché l’identità digitale conta nel lavoro quotidiano
Nel lavoro quotidiano di studi professionali, consulenti e PMI, l’
identità digitale è ormai un pilastro. Due strumenti ne rappresentano i cardini: lo
SPID professionale (persona fisica) e la
firma digitale.
La distinzione è netta:
- SPID professionale = credenziali per accesso e autenticazione ai portali online.
- Firma digitale = strumento per sottoscrivere documenti con pieno valore legale.
Comprendere quando usare uno o l’altro è fondamentale per muoversi con efficacia nei rapporti con Pubblica Amministrazione, clienti e partner.
SPID professionale: la chiave di accesso ai servizi online
Lo
SPID professionale è la versione di SPID pensata per i professionisti. È identico allo SPID personale utilizzato dai cittadini, ma configurato per l’uso
in contesti lavorativi.
Con lo SPID professionale si accede a:
- portali della Pubblica Amministrazione (es. INPS, Agenzia delle Entrate), al pari dello SPID personale;
- servizi online dedicati a professionisti e imprese (es. RENTRI, Agenzia delle Dogane e Monopoli, RUI).
La differenza è semplice: mentre lo SPID personale identifica il cittadino come individuo, lo
SPID professionale permette di accedere con un profilo legato alla propria attività lavorativa.
Lo SPID, anche nella versione professionale, non sostituisce la firma digitale. È un sistema di autenticazione e accesso, non uno strumento di sottoscrizione.
Firma digitale: lo strumento che dà valore legale ai documenti
Se lo SPID serve ad
entrare, la
firma digitale serve a
sottoscrivere. Si tratta di un certificato qualificato che attribuisce al documento firmato:
- autenticità del sottoscrittore;
- integrità del contenuto (non modificabile dopo la firma);
- valore legale pienamente riconosciuto in Italia e in Europa (quadro eIDAS).
Firma digitale remota
La forma più pratica è la
firma digitale remota: non richiede smart card o lettori, funziona ovunque ci sia connessione internet, da PC o smartphone, e garantisce attivazione rapida anche con SPID o CIE. È ideale per chi lavora in mobilità, gestisce team distribuiti o ha scadenze urgenti.
Con la
Firma Digitale Remota Aruba la
marca temporale è integrata nel processo, così ogni documento è corredato da data e ora certe.
Firma digitale con dispositivo
Esiste anche la
firma digitale con dispositivo, basata su smart card (in formato tessera o SIM) e relativo lettore. In questo caso, oltre al certificato di firma, la smart card include anche la
CNS, utile per l’accesso ad alcuni portali della PA (es. il Processo Civile Telematico per gli avvocati).
Questa soluzione richiede però la
spedizione del kit fisico, con tempi di attesa maggiori: per questo la
firma remota risulta generalmente più veloce, oltre che più pratica e accessibile ovunque.
SPID o firma digitale? Ecco quando usare l’uno o l’altra
Per ottimizzare l'uso di SPID e firma digitale, è essenziale sapere quale strumento sia più adatto a seconda delle esigenze operative:
- Per l'accesso ai portali della Pubblica Amministrazione: lo SPID professionale risulta la scelta più idonea in ambito lavorativo.
- Per la firma di documenti che richiedono valore legale: la firma digitale, preferibilmente nella sua forma remota, è lo strumento consigliato.
- In scenari che richiedono sia accesso che firma di documenti: l'ideale è combinare l'uso dello SPID professionale (o di un CNS se già in uso) con la firma digitale.
Identità digitale: uno strumento strategico per professionisti e imprese
SPID professionale e firma digitale sono strumenti
complementari:
- lo SPID assicura accesso sicuro ai servizi online;
- la firma digitale attribuisce valore legale ai documenti.
Per professionisti, studi e PMI, adottarli significa lavorare in modo più
snello, sicuro e sostenibile: un passo ormai indispensabile nella trasformazione digitale.