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I vantaggi della PEC per la digitalizzazione e lo smart working

20/03/2020
PEC e smart working
Mai come in questo periodo ci siamo resi conto dell’importanza di poter contare su un sistema digitale all’avanguardia, che in alcuni casi ha consentito la prosecuzione delle attività e della comunicazione in un frangente storico in cui le relazioni personali, invece, devono essere ridotte al minimo.
L’emergenza sanitaria ha portato a galla un’emergenza economica e strutturale che ha messo in evidenza l’importanza dei sistemi che consentano la prosecuzione di attività anche a distanza.
Pensiamo ad esempio alle piattaforme per la didattica, lo smart working, gli shop online che possono continuare la loro attività. Questo, ad esempio per quanto riguarda il mondo delle istituzioni e delle aziende.
E poi ci sono i liberi professionisti ma anche i comuni cittadini: uomini, donne, studenti, soggetti in attività che ora, più che mai, hanno la necessità di mantenere contatti con istituzioni e mondo del lavoro, ma anche quella di trovare strumenti che consentano di abbattere le barriere fisiche e di sostituirsi in modo efficiente a un contatto personale.
Mai come in questo periodo il processo di digitalizzazione, soprattutto quello portato avanti per aziende e Pubbliche Amministrazioni, è stato così protagonista.
In questo scenario, la PEC mette davvero a frutto tutti i suoi vantaggi, consentendo di continuare a svolgere quelle attività che fino a oggi avrebbero presupposto un contatto diretto e personale con Pubbliche Amministrazioni, imprese e professionisti o l’invio di raccomandate con ricevuta di ritorno.

Nel corso dell’articolo quindi entreremo nel merito di come può essere utile la PEC anche per te, come si “usa” una PEC e anche come e dove ricercare gli indirizzi grazie ai quali avere contatti rapidi e certificati con le principali organizzazioni.

Come può esserti utile la PEC in tempo di quarantena

Abbiamo detto molte volte come la PEC sia uno strumento economico per l’invio di comunicazioni dotate di valore legale .
Ma oggi, forse, la caratteristica che più ci sta a cuore di queste strumento è la possibilità di inviare, in modo immediato, comunicazioni ufficiali comodamente seduti da casa, con la certezza della data e ora di consegna e del fatto che il contenuto non possa essere alterato durante l’invio.
Sì, perché la PEC è in tutto e per tutto assimilabile a un normale sistema di posta elettronica, per quanto riguarda le modalità di utilizzo.
Basterà quindi avere una connessione a internet e uno strumento: smartphone, tablet, pc, insomma, qualsiasi cosa vi renda possibile la gestione dei messaggi.
Una volta acquistato e configurato il servizio, infatti, questo è utilizzabile tramite Webmail, client di posta e spesso anche tramite app, permettendo comode funzionalità di creazione, invio e ricezione di messaggi e ricevute.

Ecco così che richiedere la disdetta di un contratto, comunicare con Il proprio Comune, con la Regione e in generale con le Pubbliche Amministrazioni, ritirare il proprio CU, ricevere e leggere fatture elettroniche e, perché no, comunicare con professionisti e imprese, diventa semplice, anche da casa.

Come utilizzare una PEC: alcune regole da tenere presenti

Chi già possiede un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, sicuramente si è reso conto di quanto l’utilizzo della PEC sia semplice e alla portata di tutti.
Lo ribadiamo, la PEC è in tutto e per tutto assimilabile a un normale sistema di posta elettronica e mandare una PEC è esattamente come inviare una normale email.
Sono i sistemi che stanno dietro a questo peculiare strumento, semmai, e le logiche che ne caratterizzano il funzionamento a dare garanzie ulteriori che sicuramente una normale casella email non può fornire.

Per chi invece non si fosse ancora dotato di una casella PEC ma ne senta comunque il bisogno, è sempre possibile acquistarla ed attivarla online .
Generalmente i tempi di attivazione sono molto rapidi: è quindi possibile avere già in mano una PEC perfettamente funzionate nel giro di qualche ora.
Basterà trovare l’offerta più adatta alle proprie esigenze, richiedere la PEC specificando il nome che si intende dare alla casella, eseguire il pagamento e procedere a eventuali configurazioni una volta attiva, per iniziare fin da subito a inviare e ricevere messaggi certificati.
Per chi ancora è alle prime armi con questo strumento o, per chi ha il desiderio di “ripassarne” il funzionamento, può leggere ulteriori dettagli in uno dei nostri precedenti articoli .
Inoltre, è sempre bene ricordare le poche ma utili regole della PEC. Ad esempio, non dimentichiamo che, una volta attiva, è un dovere del titolare monitorare lo stato della propria casella e verificarne la capienza per ricevere nuove comunicazioni.

Come trovare gli indirizzi PEC a cui scrivere?

Ok, abbiamo una PEC, abbiamo tutti gli strumenti necessari per farla funzionare ma come possiamo trovare l’indirizzo esatto a cui rivolgersi per le nostre necessità?
La PEC è un servizio semplice, ma allo stesso tempo potente e soprattutto normato da regole ben precise.
Trattandosi inoltre di uno strumento obbligatorio per molte categorie, sono stati anche creati particolari siti web, pagine e portali online che ne permettono la ricerca.

A titolo di esempio forniamo di seguito un elenco dei principali.
 
  • IPA: da questa pagina oppure da qui è possibile accedere ai domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei gestori dei pubblici servizi. In sostanza, se quello che state cercando è l’indirizzo di una Pubblica Amministrazione, di un Ente o di privati che svolgono esercizi di pubblica utilità, questo è il luogo giusto. Questo sito consente una ricerca completa e capillare non solo degli indirizzi PEC a cui scrivere ma anche di tutta una serie di informazioni utili, come responsabili di uffici, sedi, numeri telefonici e quant’altro. La pagina consente sia la ricerca libera sia una ricerca basata, ad esempio, sulla categoria, sul Codice Fiscale, sull’rea geografica e su altri criteri che la rendono precisa e più rapida. È all’interno di quest’area, ad esempio, che potrete trovare gli indirizzi PEC di INPS, Pubbliche Amministrazioni centrali e locali, Agenzia delle Entrate, Ministeri, Federazioni nazionali, agenzie regionali sanitarie e molto altro ancora.
  • INI-PEC: in questa pagina potrete ricercare gli indirizzi PEC per comunicare con professionisti e imprese. La PEC è obbligatoria per queste categorie di soggetti, pertanto, basterà inserire nel campo di ricerca il dettaglio del professionista o dell’impresa che state cercando per accedere alla scheda contenente l’indirizzo PEC.
Le due modalità di ricerca sopra indicate vi consentiranno di accedere praticamente a qualsiasi indirizzo PEC stiate cercando, basterà inserire le corrette chiavi di ricerca.